משולש ה"אהבה" של ה-IT: על המנמ"ר להגיב לדרישות משתמשי הקצה
מאת אופיר זמיר, 1.1.15, 21:40

מנמ"רים נוקטים לעיתים בזהירות רבה מדי ואפילו חוסמים חדשנות מאחר שהם מפחדים מעלויות גבוהות ופוטנציאל סיכון. למרבה המזל, עומד לרשותם כיום מגוון של טכנולוגיות וטכניקות היכול לאפשר להם חופש גדול יותר בלי סיכון ועלות נוספת.
 
משולשי אהבה יכולים להיות מסובכים. הם קשים לניהול וחוסר המחויבות, שמפגינים הצדדים זה לזה, עלול לגרום, בסופו של דבר, לקרע בין הצדדים. מצב יחסים זה מתאים לא פחות לעולם העסקים ומי יכול להבין טוב יותר את הקשיים הנוצרים סביב היחסים המסובכים הקיימים בכל ארגון מאשר מנהל מערכות המידע? זאת, מכיוון שתפקידו של המנמ"ר אומנם מתרחש לעיתים קרובות מתחת לפני השטח, אך עליו מוטלת החובה להסדיר את האינטרסים המתחרים הקיימים בין הארגונים למשתמשי הקצה ואנשי ה-IT.

כחלק מהמחקר, שערכה חברת VMware בשיתוף Freeform Dynamics, נבדק כיצד האינטרסים של משתמשי הקצה מתפתחים בארגון.

3 מערכות של אינטרסים קשורות ליחסים אלה, וכפי שכל מנמ"ר מבין, כדי להרוויח בצורה בטוחה, מלאה וחסכונית מכל מה שלטכנולוגיות החדשות יש להציע בתחום משתמשי הקצה, יש צורך לאזן בין הצדדים (תרשים):



מערכת איזונים עדינה
כיום, השגת איזון, שבו כל אחד מהצדדים יהיה מרוצה, לא תמיד מתאפשרת על הצד הטוב ביותר. מצב נפוץ מאד הוא כזה של קיפאון בין העובדים או משתמשי הקצה לבין הרצון האישי של כל אחד מהם מול מערך ה-IT, שמעוניין להראות שליטה. הבה נבחן תרחיש יומיומי, שבו העובדים כועסים מאחר שהבחינו באחד המנהלים משתמש באייפד המחובר לרשת של הארגון, בעוד שלהם עצמם לא ניתנה גישה דומה. או תרחיש אחר, שבו מנהלים מגיבים ללחץ של העובדים ושל היחידות בתוך הארגון ונותנים להם חופש לעקוף את המדיניות של מחלקת ה-IT.

איזון בין דרישות הולכות וגוברות של משתמשי קצה, הבדלים תרבותיים ולחצים תוך ארגוניים הוא משימה קשה ולעיתים קרובות כזו המערבת התדרדרות ביחסים בתוך המשולש והתנגשות אינטרסים. לניסיון לאזן בין הצדדים יש סיכוי ליצור "אפקט פרפר", שבו מתחים קטנים יוצאים מפרופורציה ויכולים להיות בעלות השלכות חמורות, שתפגענה בביצועים, בתחרותיות ובצמיחה של הארגון. למעשה, נתוני המחקר מראים, שתרחישים כאלה מופיעים כיום בארגונים רבים בכל סוגי הגדלים והמגזרים. 

המחקר מצא גם, שמשתמשי הקצה הופכים לבולטים יותר ויותר בכל הנוגע להשפעות המעצבות את המחשוב ואת סביבת העבודה בארגונים. יותר מ-50% מאנשי מערך ה-IT  ואנשי עסקים ציינו, שהעדפות המשתמשים והרצונות שלהם מתחזקים ומשפיעים יותר ויותר על החלטות ברמה הארגונית. למעשה, יותר מ-80% דיווחו על דוגמאות של יחידות בארגון או של עובדים אינדיבידואלים, שקיבלו החלטות טכנולוגיות באופן עצמאי ללא תלות במחלקות ה-IT. השילוב בין הדרישות הגוברות של משתמשי הקצה ורצון לשמור על תשתית IT מוגבלת מגבילים, פעמים רבות, את היכולת של המנמ"ר לתרום.

פתרונות אפשריים:
מנמ"רים נוקטים לעיתים בזהירות רבה מדי ואפילו חוסמים חדשנות ופעילויות חדשות מאחר שהם מפחדים מעלויות גבוהות ופוטנציאל סיכון. למרבה המזל, עומד לרשותם כיום מגוון של טכנולוגיות וטכניקות היכול לאפשר להם חופש גדול יותר בלי סיכון ועלות נוספת. אם יצליחו להעניק למשתמשי הקצה יותר חופש ובו זמנית יאפשרו יותר ביטחון ושליטה של מערך ה-IT, השינוי בתחנת העבודה יוכל לעודד שינוי רדיקלי במחשבה של מנהלי הארגון ולאפשר תחנות עבודה וירטואליות, שתנוהלנה ע"י משתמשי הקצה עצמם. תחנות אלו תאפשרנה גישה רבה יותר לאפליקציות ולנתונים באמצעות המכשירים הניידים ותעוררנה שביעות רצון בקרב כל צדדי המשולש.

מודל חדש ודינמי יותר של מחשוב משתמשי קצה הוא אפשרות אחרת, כזו המאפשרת תנועה מתחנת העבודה למחשב הנייד ולטלפון הנייד, כאשר  מתאפשר השימוש באפליקציות, במכשירים ובתכנים מכל מקום ובכל זמן. כאשר נוצרים מתחים ב"משולש" התאגידי, הטעות המקובלת היא להפיל מיד את האשמה על מערך ה-IT. אך פעמים רבות לא שם טמונה האשמה. ניתן להצליח הרבה יותר אם ההנהלה תקבל אחריות ותראה במחשוב משתמשי הקצה גורם היכול להניע את הארגון קדימה. אחרי הכול, מגוון רחב יותר של מכשירים ואפליקציות בשילוב רמה גבוהה יותר של בחירה וגמישות למשתמשי הקצה יסייעו להתפתחות מחשוב משתמשי הקצה במהלך הזמן.

בסופו של דבר, העניין העומד על הפרק הוא לא רק לענות על כל הדרישות של משתמשי הקצה או להצדיק את ההוצאות על מחשוב, אלא העניין הוא להבטיח את התשתית הנכונה ואת התהליכים המתאימים שה"משולש" התאגידי זקוק להם ושבאמצעותם ניתן לענות על האינטרסים המתחרים של הארגון. ארגונים מכל גודל שהוא זקוקים לתשתית IT, שיכולה להשתנות ולהתפתח כדי לענות על הדרישות של המנהלים ושל העובדים. תפקיד המנמ"ר הוא לבצע זאת ולחבר בין כל הצדדים תוך כדי אבטחת תשתית ה-IT המתאימה כדי להניע חדשנות ולהיות צעד אחד לפני המתחרים. שמירה על הסטטוס קוו היא אולי אפשרות, אבל במציאות העסקית של ימינו פירושה אות מבשר רעות לארגון.

האתגרים המקושרים כיום עם הניהול של מערך ה-IT בארגון רק ימשיכו לגדול, אבל צריך להכיר בכך, שדרישות אלו עוזרות לדחוף את העסקים לכיוון הנכון. זהו המקום, שבו אנשי מערך ה-IT יכולים לשחק בו תפקיד מכריע. עובדים המשתמשים במכשירים טכנולוגיים כדי לבצע את עבודתם מחפשים תמיד אחר הדרך הטובה ביותר, שבאמצעותה יוכלו לעבוד: זהו הלך המחשבה, שהוביל לזניחה של הדיסק הקשיח ועודד צמיחה של כלים כמו הדיסק און קי ואתרי שיתוף קבצים. כל אחד מהפתרונות האלה הציע בזמנו דרך טובה יותר לעבוד, שלא הייתה קיימת קודם לכן.

לסיכום, כאשר מערך ה-IT מגיב לדרישות של משתמשי הקצה יש לו את ההזדמנות לבצע השקעה, שתניב הצלחה עסקית רחבה יותר ותוביל לשביעות רצון של כל חברי "המשולש" התאגידי.

מאת: אופיר זמיר, ינואר 2015.
מנהל פריסיילים בכיר לאגן הים התיכון, VMware