10 שאלות שארגונים חייבים לשאול את ספק ה-ERP שלהם לפני ביצוע פרויקטים

10 שאלות שארגונים חייבים לשאול את ספק ה-ERP  שלהם לפני ביצוע פרויקטים  
מאת: ליאת מייזלס דרזנר, 1.4.15, 18:30

ראשונים לפרסם: הגיעה העת לשנות את דפוסי החשיבה ולהציב בפני ספקי ה-ERP שאלות נוקבות לפני ביצוע החלטה. לאלה, שנמצאים בפרשת דרכים, מובא מדריך קצר לשאלות פשוטות אך יעילות, שראוי לשאול את ספקי ה-ERP.
 
החלפת פתרון ERP מאפשרת צמיחה והפקת ערך אדיר לארגון אם בחירת הפתרון והיישום  מתבצעים כראוי. אולם, השלב הראשון והקריטי ביותר להצלחת פרויקט ERP הוא דווקא השלב שלפני פרויקט היישום עצמו – שלב הבחירה בספק.

ארגונים רבים נוטים עדיין להישען בבחירתם על מותג ידוע או המלצה אישית, כאשר בדיקות הרקע אודות הספק הן צרות ואינן מתמקדות בנושאים הקריטיים באמת להצלחת המהלך כולו. היצע גדול של ספקי ERP, כל אחד עם "מצע הבחירות" שלו, מקשה אפילו יותר על ביצוע החלטה מושכלת. כך, לא מעט פרויקטים יוצאים לדרך ללא בסיס ידע איתן ולמרבה הצער במקרים רבים נגררים לאורך שנים תוך בזבוז כספים אדיר.

הגיעה העת לשנות את דפוסי החשיבה הקיימים ולהציב בפני ספקי ה-ERP שאלות נוקבות לפני ביצוע החלטה. לאלה, שנמצאים בפרשת דרכים, לפניכם מדריך קצר לשאלות פשוטות אך יעילות, שראוי שתשאלו את ספקי ה-ERP:

1. כמה הספק משקיע בפיתוח המוצר?

אם ספק ה-ERP משקיע מעט בפיתוח המוצר, משמעות הדבר היא, שאתם תשקיעו בו הרבה מאד. חברות בינלאומיות משקיעות מאות מיליוני דולרים מידי שנה בפיתוח מוצרים, בחדשנות פונקציונאלית וטכנולוגית, בלימוד תהליכים, בחוויית משתמש, בהתאמה למובייל ולעולם הרשתות החברתיות ובמתן מענה לתקנים ודרישות חדשות. זאת, כדי שהלקוח לא יצטרך לשאת בעלויות ההתאמות. חשוב, שתשוו בין השקעה ב-R&D, שכל ספק מבצע בתוכנה, שהוא מציע כי אחרת ההשקעה בפיתוחים והתאמות עתידיות במוצר תהיה עליכם.

2. האם הספק מעביר ידע?

ספק ה-ERP שלכם צריך לחשוף אתכם לתהליכים הנהוגים בענף שלכם. זאת, על סמך ניסיונו בארגונים מקומיים וסביב העולם בענף זהה לזה שלכם. שימו לב, שהספק לא יציג לכם תהליכים, שנהוגים בענפים אחרים ואינם רלוונטיים לתחומכם, והתעקשו על חשיפה לתהליכים בענף שלכם. ספק ERP מוצלח יעביר לכם ידע וידריך אתכם, ולמעשה, ישדרג את התהליכים הנהוגים בארגון שלכם. כך, שתמשיכו להתקדם לתהליכים העסקיים המתקדמים ביותר בעולם (Best Practices) ולא תעמדו במקום עם התהליכים הנמצאים בשימושכם זמן רב.

3. עד כמה הספק שלכם מתמחה בענף שלכם?

ספק בעל התמחות ענפית (ורטיקלית) יספק פתרון המבוסס על Best Practices וניסיון הנצבר על בסיס ניסיון וידע מארגונים רבים דומים לארגון שלכם. הוא יספק לכם מומחים בעלי ידע וניסיון ממוקד מהענף שלכם, שמדברים בשפה שלכם, כאלה הבאים ללמד אתכם ולא כאלה הבאים ללמוד מכם. שימו לב – אם הספק שלכם מציג את עצמו כמתמחה בכל הענפים, סימן שהוא מפוזר, לא ממוקד ולא מתמחה כלל. הערך, שתקבלו מספק, שאינו ממוקד בענף שלכם, יהיה נמוך משמעותית מהערך המוסף, שייתן ספק, שכל עולמו הוא התהליכים העסקיים שלכם.

4. מהי הנגישות להנהלת הספק?

כל ספק יציג אתכם כלקוחות אסטרטגיים. אולם, האם יש לכם אפשרות להרים טלפון או לתקשר בקלות עם מנכ"ל החברה במקרה הצורך? האם יש לכם עם מי לדבר? חשוב, שהספק שלכם יהיה חברה רצינית, עם הוכחות, שלא מוטלות בספק, במתן הפתרונות הנחוצים לכם, אבל חשובה לא פחות הנגישות להנהלה בשעת הצורך.

5. איזה נתח מהפרויקט מבוסס על פיתוחים והתאמות?

פיתוחים והשלמות בפרויקטי ERP משמעותם סיכון רב ותוספת כספית ניכרת לשלב היישום, שבמקרים רבים אין לו סוף, שכן תשלומי תחזוקה שנתיים נגבים בסיום הפרויקטים הללו, והם הולכים וגדלים כל שנה, ככל שנוספים עוד פיתוחים ועוד התאמות לאורך השנים. אם בהצעה, שמגיש לכם הספק, מוגדרות מאות שעות עבודה למטרת פיתוחים והתאמות, כדאי לכם להיזהר, שכן משמעות הדבר היא פרויקט, שרובו פיתוח העלול להימשך זמן רב ולגרור תקלות מיותרות לעומת מוצר שמיש מלכתחילה.

קחו בחשבון, שפרויקט המבוסס על פיתוח, לא רק משאיר את הארגון עם חור בכיס, שהולך ומעמיק מידי שנה, הוא גם משאיר אחריו ארגון המקובע עם תהליכי עבודה וצווארי בקבוק מיושנים. פרויקטים מבוססי פיתוח מבססים בארגון תהליכי עבודה, שכבר נהוגים בו על מגבלותיהם ההיסטוריות במקום לשנות, להתקדם ולבחון תהליכים חדשניים ויעילים מארגונים מובילים אחרים סביב העולם.

חברות ERP בינלאומיות עובדות בגישה של "פתרונות סטנדרט" מבוססי Best Practices ועל פי רב אינם מחייבים פיתוחים והתאמות. פרויקטים המתבצעים עם פתרונות סטנדרט מכונים בשפה המקצועית "פרויקטי ונילה" וכוללים פיתוחים והתאמות של לא יותר מ-5% מהיקף הפרויקט. רק הצעת ספק, שאחוז הפיתוח בה מינימלית, תאפשר לארגון להתכנס למערכת סטנדרטית ולא מערכת "תפורה" לארגון (טלאי על טלאי).

6. עד כמה הספק יודע להתמודד עם אתגרים לוגיסטיים, פיננסיים, בינלאומיים, רב חברתיים מורכבים?

הציבו את האתגרים הלוגיסטיים והפיננסיים המורכבים ביותר לספק ה-ERP שלכם כבר בהתחלה ותראו אם יש לו מענה. רק פתרון מעמיק מספיק יוכל לפתור את האתגרים המורכבים הללו. פתרון, שאינו מלא בתחום הלוגיסטי והפיננסי ובתהליכים הייחודיים של ענף הפעילות שלכם, יגרום נזק רב לארגון.

7. מהו הוותק הממוצע של אנשי המקצוע, שיגיעו אליכם לפרויקט?

בקשו לקבל קורות חיים של אנשי צוות ההטמעה, אנשי המקצוע שבחזית. ודאו, שצוות ההטמעה מטעם הספק לא יהיה מורכב מאנשים חסרי ניסיון הבאים "להתגלח" אצלכם. בדקו, שיש להם לפחות 5 שנות ניסיון אצל אותו ספק, עם אותו פתרון ERP ועם ניסיון ביישומים קודמים בארגונים באותו סדר גודל ובאותו ענף שלכם. רק אנשי מקצוע כאלה יוכלו לתת לארגונכם ערך מוסף.

8. האם לקוחותיו של הספק, בדרגים ותפקידים שונים, מרוצים מעבודתו?

כאשר אתם מתשאלים ומבקרים את לקוחותיו של הספק, עליכם לבצע בדיקה בקרב מספר דרגים ובעלי תפקידים בארגון. בנוסף למנהלי מערכות המידע, שימו דגש גם על מנהלי התפעול, הכספים והייצור ועל ההנהלה הבכירה ביותר. בעלי תפקידים אלה יוכלו להצביע על התוצאות והערך, שקיבל הארגון כתוצאה מהטמעת הפתרון. לא פחות חשוב מכך, שמשתמשי הקצה יהיו מרוצים מממשק המשתמשים. חשוב, שהנהלת החברה תקבל את המידע, שהיא רוצה, ושהמערכת תתמוך באתגרים הלוגיסטיים, הבינלאומיים, הרב חברתיים ותספק בשורה התחתונה מענה לאתגרים ולאסטרטגיה של ההנהלה.

9. האם הספק שלך מציע פרויקט ב-Fix Price או בבנקים של שעות?

פרויקט, שמתנהל תחת תמחור של Fix Price (מחיר קבוע), מטיל את האחריות לסיום הפרויקט על הספק. אם הספק לא עומד בתקציב ובלוח הזמנים, הוא זה שישלם על כל תוספת שעות הנדרשת למטרה זאת. לעומת זאת, פרויקט, שמתנהל תחת תמחור של בנק שעות לכל שלב ושלב בפרויקט, מסיר מהספק אחריות לעמידה בלוחות הזמנים או תכולות. בכל הקשור לאפיון, הטמעה, בחירת פרמטרים והתאמות – עמדו על קבלת Fix Price מהספק כדי שלא תיכנסו אחר כך לסחרור של פערים ושירותים שלא תומחרו מלכתחילה.

10. האם הארגון נותר עצמאי בסיום הפרויקט או תלוי בספק ובגיוס עובדים נוספים?

השאיפה שלכם צריכה להיות עצמאות תפעולית בסיום הפרויקט ולהמשיך ולתפעל את הפתרון ללא תלות בספק וללא צורך בהגדלת היקף מערכות המידע הקיימות בארגון. בדקו איזו תמיכה תצטרכו לאחר סיום הפרויקט ובאיזה היקף. בדקו עם לקוחותיו של הספק, ארגונים באותו סדר גודל כמו שלכם, כמה תמיכה יש להם כיום מהספק, האם הגדילו את מחלקת מערכות המידע שלהם? האם גייסו מפתח בעקבות הפרויקט? או האם הכשירו עובד מתוך כוח האדם הקיים? זכרו, שאין כל סיבה להגדיל את מצבת העובדים בעקבות פרויקט הטמעתERP , שמתאים לסדר הגודל של ארגונכם.
 
מאת: ליאת מייזלס דרזנר, אפריל 2015.
מנהלת מכירות M3, בקבוצת Intentia, שמתמחה בפתרונות מחשוב ארגוני לתעשייה.