מחושך לאור: רותמים את הפוטנציאל של ה-Dark Data - "הנתונים האפלים"

מחושך לאור: רותמים את הפוטנציאל של ה-Dark Data - "הנתונים האפלים"
מאת: רון כפטל, 5.7.15, 20:05
 
כמעט לכל הארגונים יש היקף גדול של נתונים אפלים המאוחסנים אי שם בכספות ובאתרי אחסון מרוחקים, כשהם אינם מנוהלים ובלתי מוערכים. כלי File Analytics - FA יכולים לסייע להם לפעול במרחבי הנתונים האפלים כדי להאיר את החשיכה.
 
"נתונים אפלים" (Dark Data) הוא מונח חדש יחסית בתעשיית ניהול המידע. ההגדרה המקובלת ביותר כיום היא "נכסי מידע, שארגונים אוספים, מעבדים ומאחסנים במהלך פעילות עסקית רגילה, אבל לא מצליחים להשתמש בהם למטרות נוספות" (לדוגמא: אנליטיקה, יחסים עסקיים ומוניטיזציה ישירה).

כמעט לכל הארגונים יש היקף גדול של נתונים אפלים המאוחסנים אי שם בכספות ובאתרי אחסון מרוחקים, כשהם אינם מנוהלים ובלתי מוערכים. כיום, תהליכים כגון שיתוף מידע באמצעות אנליטיקה מוציאים את המידע האפל אל האור, כאשר במקביל, מגמות ניידות מכתיבות כי משתמשים יכולים ליצור ולשתף בכל רגע, דרך טווח רחב של מכשירים, כולל סמארטפונים, מחשבים ניידים וטאבלטים.
 
ארגונים רבים מגלים, שהם חסרים גם את המדיניות וגם את הטכנולוגיה הנדרשות כדי לנהל ביעילות נתונים מחוץ למרכז הנתונים הארגוני. בנוסף, צמיחת הנתונים, ובמיוחד הביג דאטה, גורמת לארגונים לבחון את בעיית המידע האפל ואפילו רק בשביל לקצץ בעלויות האחסון הגוברות.
 
כנסו אל האור
התמודדות עם נתונים אפלים יכולה להיות מאיימת אפילו עבור סמנכ"לי טכנולוגיות מידע המוכשרים ביותר. לארגונים יש מודעות מזערית לגבי המיקום, ההיקף, ההרכב, הבעלות, הסיכון והערך העסקי של המידע הבלתי מובנה שלהם. בהתבסס על המורכבות הקשורה בניהול נתונים אפלים, ארגונים צריכים לבחון את היקף בעיית המידע הבלתי מובנה שלהם באמצעות כלי ניתוח קבצים File Analytics - FA, כדי להבין היכן נמצאים הנתונים האפלים הבלתי מובנים ומי יכול לגשת אליהם.
 
כלי FA שונים מכלי דיווח מסורתיים לאחסון מכיוון שהטכנולוגיה אינה מדווחת רק על מאפייני קבצים פשוטים, אלא יכולה גם לספק מידע קונטקסטואלי: באמצעות היכולת לנתח, לאנדקס, לחפש, לעקוב ולדווח על Meta-Data של הקובץ ואפילו על תוכנו.
 
הפחתת הסיכון מהבלתי ידוע
כלי ,FA שמופעלים על נתונים אפלים, מספקים ערך עסקי ומסייעים לארגונים להפחית סיכון במספר דרכים. ע"י זיהוי היכן נמצא כל קובץ, ולמי יש גישה אליו, כלי FA מספקים מרכיב של שליטה. הם גם יכולים לסייע לארגונים לבצע החלטות מושכלות יותר לגבי תיעדוף ניהול המידע הבלתי מובנה ולספק תובנות לצורך קביעת מדיניות שימור של תנועת נתונים. כלי FA רבים גם מציעים יכולות דיווח המסייעות להגדיר את מדיניות השימור. על כן, הערך של דו"חות בכלי FA נובע מכך, שהם יכולים לשמש לקביעת מדיניות ואסטרטגיה בנושאים כגון גישה, שימור ומיקום של קבצים.
 
הגדרת הערך העסקי של נתונים
המפתח למענה יעיל לאגירת נתונים ומצד שני יצירת מינוף של הנתונים לצורך עסקי הוא קודם כל לזהות אילו נתונים מחזיקים ערך עבור חלקים שונים בארגון ולכמה זמן. כך, שניתן יהיה למנפם. ברגע שנתונים הוערכו ואונדקסו כראוי, ארגונים יכולים לקבוע טוב יותר כיצד והיכן לאחסן את הנתונים האלה, בין אם באחסון מקומי, בענן, או בשילוב של פתרונות.

תהליך הסיווג יכול גם לתמוך באסטרטגית נתונים מוגדרת היטב ולשמש לצורך אכיפת מדיניות שליטה בנתונים. השלכות על התקציב יניעו את הצורך למדיניות ניהול נתונים וסיווג של נתונים. סיווג אוטומטי ישחק תפקיד משמעותי בהטמעת מדיניות  סיווג נתונים, ובסופו של דבר יוביל לגישה יעילה יותר.
 
תמיכה ב- e-Discovery
ללא כלי FA, גישוש בכל כמויות המידע הלא רלוונטי בתוך הנתונים האפלים יכול להיות "כבד" מאוד על הארגון. הדבר יכול לצרוך זמן ותקציב של ה-IT, להותיר רוחב פס קטן יותר לצרכים עסקיים או לדרוש תמיכה יקרה מאאוטסורסינג. כלי FA מאפשרים, בסופו של דבר, איתור מהיר של נתונים.

באופק הארגוני, הסיכון הקשור באיתור מידע הנדרש במקרה של פריצה או תגובה לפעולה משפטית הוא משמעותי. יתרונות של e-Discovery צפויים לקדם את האימוץ של FA ככל שחברות תתחלנה לטפל בנתונים האפלים שלהן.
 
האתגר המרכזי, שארגונים מתמודדים עימו באימוץ FA, הוא הימנעות מהתמודדות עם התהום החשוך, שהמידע האפל מייצג. אבל מנהלי IT חייבים לזכור, שבעיקרו, מידע אפל מייצג הזדמנויות בלתי מנוצלות לשינוי עסקי, והדבר יכול להיעשות רק באמצעות שילוב בין הגירה יעילה או מחיקה ושימור מבוסס תוכן. ברגע שתהליך זה מתחיל, ניתן לראות את היתרונות כמעט מיידית מבחינת חסכון בעלויות והפחתת משאבים וכן בתובנות עסקיות דרך תהליכי e-Discovery.
 
כלי FA יכולים לסייע לארגונים לפעול במרחבי הנתונים האפלים כדי להאיר את החשיכה. ככל שמתרחבת החשיפה לגבי ה-ROI, שיכולים לספק כלים כאלה, נראה אותם בשימוש שכיח יותר ויותר.
 
מאת: רון כפטל, סמנכ״ל שירותים טכנולוגיים ב-CommVault (קומוולט) ישראל ואפריקה, חברה העוסקת בפיתוח ושיווק פתרונות תוכנה לניהול ואחסון מידע ונתונים עסקיים. רון כפטל היה בעברו איש EMC ישראל וסאן-Sun ישראל.