הסוף לניירת: מערכת ממוכנת לניהול ותיחור מכרזים בענן
מאת:
אבי וייס, 16.02.14, 19:50
השוק היה רגיל לעבוד בתחום המכרזים עם כמויות עצומות של ניירת. כעת עם המערכת הייחודית והממוכנת הבנויה לפי חוק המכרזים עובר השוק לעבודה בענן ללא נייר. זו מהפכה בתחום המכרזים והתיחור והשוק החל להתרגל אליה ולאהוב אותה.
"המערכת שלנו באופן אפקטיבי וסטטיסטי מורידה עלויות בצורה משמעותית בתהליכי התיחור בכל מגזר בשוק", מתאר
גיא חורש, מנכ"ל
ESV. "מעבר לחסכון המשמעותי בכסף הטכנולוגיה שלנו הנה ייחודית בהתאמתה לחוק חובת המכרזים ותקנותיו".
קיימתי ראיון בלעדי עם
גיא חורש (בתמונה), כדי לשמוע על מימוש הרעיון של מכרזים לרכש מקוון כשירות בענן.
שאלה: למה צריך תוכנה בענן לרכש ומכרזים?
גיא חורש: "תכנון הרכש והליך התיחור במסגרת מכרז הנם תהליכים מורכבים המכילים מרכיבים מגוונים דוגמת נתונים פיננסיים, מסחריים ומשפטיים המלווים בפרמטרים של זמן, ספקים, לקוחות וכיו"ב וכמובן הפן הפסיכולוגי של המו"מ אליו מתייחסת תורת המשחקים, אשר עליה מבוססת המערכת שלנו.
מדובר ב-
ecosystem שלם, שקל יותר להזין אותו למערכת אחודה, שגם מייצרת פורמט אפקטיבי לתהליכי הרכש והמכרזים וגם מספקת שקיפות ובהירות, הן בהתנהלות כלפי הספקים החוצה והן במערך הרכש הפנימי. זה כמובן כולל את הקניינים וכל בעלי התפקידים בארגון.
התוצאה: מערכת אחודה מביאה לייעול העבודה ומאפשרת ליצור פוזיציה מדויקת ותחת שליטה מול הספקים. בשורה תחתונה: יש בכך רווח כפול לארגון, גם בסעיף ההוצאות וגם בייעול תהליכי עבודה".
שאלה: מערכות ממוחשבות לרכש וספקים החלו בימי ה-
EDI לפני עשרות שנים. מה התחדש מאז?
תשובה: "
EDI שימש להעברת נתונים והזמנות. זה כמו העברת דואר אלקטרוני של ימינו. זה דבר אחר ממה שיש לנו. המערכת שלנו הנה פלטפורמה לרכש ומכרזים הנותנת פתרון מצוין ומוכח להליך התיחור עצמו. מתהליך בסיסי של איסוף נתונים בתצורת "כתב איסוף דרישות", שבו מרכזים את כל הצרכים בצורה אלקטרונית לפורמט אחד הנטען לבקשה להצעת מחיר או מכרז, או דרך הליך בקשות להצעת מחיר, אשר הנו הליך יומיומי בכל מחלקת רכש, דרך תיבת מכרזים אלקטרונית, המאפשרת להחליף את כל ההתנהלות המסובכת ומרובת התקורות של מכרז תיבה, עם כמויות אדירות של ניירת, אישורי חתימות, נספחים וים של נתונים. כל זה עבר להליך אוטומטי ולוגי הבונה מכרז בקלות, או טוען תבנית מוכנה מראש, של קטיגורית מכרז ועד לתיחור דינאמי, שזה בעצם כינוס של מספר ספקים בזירת מסחר אלקטרונית, בה הם מתחרים עד למחיר השוק הנמוך ביותר.
הלקוחות מוצאים יתרון בכל אחד מהפתרונות שלנו, על בסיס הצרכים המשתנים שלהם ואנחנו כאן לספק פתרונות, אם באמצעות ייעוץ לרכש ומכרזים, החל בתכנון וכתיבה של מכרז או אפיון מחלקת רכש ועד להפעלה של המערכת הטכנולוגית באופן עצמאי לגמרי על ידי הלקוחות".
שאלה: למה בענן?
תשובה: "כל המערכת שלנו בענן. זאת, כדי להביא יתרונות של מערכת מורכבת ללקוחות שלנו, מבלי הצורך להשקיע בחומרה ותוכנה. שם משתמש וסיסמא, הדרכה קצרה ומתחילים לחסוך כסף. היופי של לחסוך כסף ברכש זה שזה כסף שלא יוצא – השווי שלו גבוה משמעותית מכסף שנכנס.
למעשה, מי שבנו את המערכת שלנו המערכת הנם אותם האנשים אשר בנו את מערכת המכרזים הממוכנת הקיימת במנהל הרכש באוצר. חברת
eVision היא זו שבנתה את מערכת המכרזים של החשכ"ל (החשב הכללי במשרד האוצר). המוצר, שאנו מפעילים, הוא הנגזרת האזרחית של המוצר הקיים באוצר ולכן הוא כל כך מתאים, לא רק לחברות פרטיות, אלא לדוגמא גם למרכז השלטון המקומי על נגזרותיו, לרשויות מקומיות ותאגידים עירוניים, חברות ממשלתיות משרדי ממשלה, מוסדות אקדמאיים ורפואיים ועוד.
זו מערכת מאוד דינמית, למשל: אפשר לקבוע בה בכל רגע מה יוצג למשתתפים בתיחור. הדינמיות של המערכת מאפשרת למנהל המכרז ליישם טקטיקות מגוונות המשפיעות על התוצאה".
שאלה: איך מפעילים הלכה למעשה את המערכת גם מצד המזמין וגם מצד הספק?
תשובה: "שם משתמש וסיסמא, נכנסים למערכת ומתחילים לעבוד. ניתן גם להשתמש בכרטיס חכם על מנת להתאים לדרישות אבטחה של ארגונים הנוהגים להכנס למערכות המידע שלהם באופן כזה.
בכל פעם שנפתח הליך, אם זו בקשה להצעת מחיר, או מכרז תיבה, או תיחור דינאמי, מנהל המכרז ופונקציות אחרות עומדות לבחירתו, כולל כמובן הספקים, שמקבלים מידע לגבי פתיחת ההליך, תנאיו וכל מה שנדרש על מנת להתחרות. ברגע שכל עולם המכרזים עבר לענן, 'השמיים הם הגבול' מבחינת היכולות הניתנות להפקה מהמערכת".
שאלה: איך אתם מוכרים את המערכת?
תשובה: "אנו ספקי פתרונות לתהליכי רכש ומכרזים מקוונים. זה שילוב של טכנולוגיות וכוח-אדם מיומן. רכישת המערכת או שכירת השימוש בה אינה תהליך של 'זבנג וגמרנו'. בנינו מתודולוגיה של תהליך הרכש. זה מבטיח מצוינות בליווי שלנו את הלקוח לאורך כל התהליך. זה בא מהניסיון של מאות מכרזים מקוונים בשנה, המתבצעים במערכת. המידע והניסיון המצטבר מכל הלקוחות עומד זמין לרשותם, וזה חלק מהתהליך שלנו מול הלקוחות שלנו.
בנוסף, אנו מבצעים התאמות לצרכים ספציפיים המותאמים לכל לקוח שלנו. כפי שציינתי מוקדם יותר, אנו יכולים לסייע ללקוח גם בכתיבת המכרזים עצמם וגם בניסוח כל מסמכי הרכש הנדרשים. כך, שמדובר בפתרון של
One Stop shop לכל התהליכים.
אנו ב-
ESV מהווים חברת בת של "
אשד משאבי ניהול והנדסה ו-
eVision Systems. כך, שאנו נמצאים בתוך קבוצה עם ידע רב בתחום הפרויקטים הגדולים והמכרזים בישראל. מכאן, יש לנו לקוחות גדולים במשק מכל הרבדים של השוק".
שאלה: מה היתרונות של המערכת ללקוחות שלכם?
תשובה: " מעבר לכך שהמערכת מבוססת ענן ולא מצריכה משאבי מחשוב ניתן לגשת אליה מכל מחשב, בכל עת ומכל מקום, היא רב לשונית ורבת מטבעות. המערכת בנויה בדיוק לפי חוק המכרזים ותקנותיו. כך, שכל מי שבוחר ללכת בשיטה הזו, המערכת עונה לו על כל הדרישות והוא יכול להשתמש בה כארגון הכפוף לחוק זה. המערכת בנויה כך שהיא עונה לכל צרכי הלקוח מבחינת התיחור, מבקשות שוטפות להצעות מחיר, דרך מכרזי תיבה ועד לתיחור דינאמי, וכמובן הניסיון הרב שנצבר בא לידי ביטוי במערכת עצמה והצוות אשר מתפעל אותה ועומד לרשות הלקוחות, אם בליווי או בייעוץ.
המערכת כוללת מודלים רבים נלווים, למשל 'חתימה אלקטרונית'. יש במערכת יכולת תרגול מול הספקים במערכת לתרגול. כך, כל הצדדים יהיו מוכנים לתפעול של המערכת כשהם מגיעים לשלב התיחור.
המערכת הזו מוגנת היטב ומכילה בתוכה, בין היתר, שעון אטומי, כדי להקפיד הקפדה יתרה על הדיוק בזמנים. כך, אנו מספקים ללקוחות שלנו את כל הכלים היכולים לשמש אותם בכל התהליכים ולספק להם את כל ההגנות המשפטיות שהם צריכים, מול כל טענה, שאולי תעלה בנוגע להליכי המכרז והתיחור".
שאלה: מה כוללים השירותים ללקוחות שלכם?
תשובה: "יש לנו 5 שירותים עיקריים:
א. שירותי ייעוץ כוללים, לרכש, למכרזים ותיחור, כולל ניתוח תהליכים, בדיקת צרכים, מפ"ל (ר"ת: מסמך פנימי לבדיקה), תכנון וכתיבת מכרזים, ליווי מול ועדות, בניית תכניות עבודה וכיו"ב.
ב. בל"מ – בקשה להצעת מחיר. זו מערכת הכוללת את כל מה שנדרש, לרבות בדיקת 'מורשי חתימה'. המערכת הזו מחליפה את הצורך בשליחת מיילים, קבלת הצעות ספקים במיילים עם צרופות, פקסים וניירת, כי הכל מקוון ונמצא בענן.
ג. כתב איסוף דרישות. זה מייעל את עבודת הרכש המרכזית וזה הבסיס לבל"מ ו\או למכרז. מערכת מודול 'כתב איסוף דרישות' מתעדכנת באופן דינמי בענן ועומדת לרשות הלקוחות והספקים, לפי רמת ההרשאה שקיבלו.
ד. תיבה אלקטרונית. זה כולל את כל הניירת, שהייתה פעם במכרזים. בעבר, במערכות מכרזים הייתה ממש תיבה פיזית, שבה כל הספקים היו מביאים ומכניסים לתיבה את הצעותיהם המודפסות בתוך מעטפות חתומות. אבל, כיום, הכל אלקטרוני ובענן, בתום מועד המכרז, יש ועדה שרק היא מוסמכת לפתוח את המסמכים, ממש כמו במכרז תיבה. אנו ממליצים ללקוחות לעבוד בתיבת המכרזים במקרים של מוצרים מורכבים, תתי מוצרים, פריטים ונושאים אשר לא מאפשרים תיחור בתצורה של 'תפוחים מול תפוחים', גם אם בסופו של דבר המענה הנו לצורך זהה.
ה. תיחור דינמי. זה הכלי הכי מבוקש במערכת והכלי הזה הוא שמשכנע את הלקוחות החדשים שלנו לקחת אותו. הסיבה ברורה: הם רואים את ה-
ROI בעיניים. זה מביא ל-
ROI מאוד מהיר.
אנו ממליצים ללקוחות לעבוד בתיחור הדינאמי במקרים של ריבוי משתתפים לגבי מוצר מוגדר, או אף למוצר אחד בלבד. למשל: הלקוח שלנו רוצה לרכוש כמות מסוימת של טלפונים ניידים. יש מספר לא קטן של ספקים. קל לתחר אותם במערכת הזו.
בתום כל הליך, הלקוח שלנו מקבל באופן אוטומטי דו"ח סיכום מדויק, המפרט את כל התהליך שבוצע ומה החיסכון שנוצר מהתהליך הממוחשב, ומידע נוסף שחשוב לכל מנגנון עובדי הרכש והקניינים. המנהלים הבכירים מאוד מתעניינים בחלק של החיסכון, שמוצג בגרפים ובמספרים מאוד ברורים ומובנים".
שאלה: לאן אתם מתפתחים?
גיא חורש: "המערכת שלנו כל הזמן מתפתחת. היות ואנו עוסקים בפרויקטים רבים עבור הגופים הגדולים במדינה אנו נדרשים לפיתוחים והתאמות באופן שוטף ומכאן שהמערכת לא מפסיקה להתפתח אף פעם ומדי פעם בפעם אנו מעלים גרסה חדשה..
זו מערכת עשירה הנותנת מענה מלא לכל חברה הרוצה גמישות גדולה במערכות שלה. למשל: אפשר לבנות לכל פרויקט שיטת מכרז אחרת.
יש לנו לקוחות, שכבר מפעילים את המערכת באופן מלא ועצמאי. אלה בעיקר ארגונים גדולים, שיש להם אנשים, שהתמחו בהפעלת המערכת. לעיתים, הם מבקשים מאתנו שינויים מאוד ייחודיים ואנו מבצעים זאת במהירות. אולם, המטרה שלנו היא, לאפשר ללקוחות אשר רוצים בכך, לעבוד עצמאית על המערכת.
אנו ממליצים ומתחילים עם כל לקוח את המעבר להפעלה עצמאית של מודולים במערכת. המודול הראשון, שהם מפעילים לבד, הנו מודול 'בקשות להצעות מחיר'. המודול קל לתפעול וכל לקוח יכול להפעיל אותו בעצמו, אם ירצה בכך. ממשק המשתמש מאוד ידידותי, דומה להפעלת דפדפן באינטרנט, רציונלי ומותאם היטב לעולם הרכש ולעולם המושגים של תהליכי הרכש והתיחור, ומספק תמיכה לכל צורך העולה במהלך תהליך המכרז.
ממשק המשתמש, בהתאמה, מספק פתרון נוח לבניית מכרזים בתיבה אלקטרונית, או בתיחור דינאמי, אם כי בהליכים כאלו מעורבותנו נדרשת לעיתים יותר תכופות על ידי הלקוחות.
המטרה שלנו לתת סיוע רק למי שזקוק לו. זה תהליך של הבשלת השוק, שהיה רגיל לעבוד בניירת בכמויות עצומות וכעת עובר למערכת בלי ניירת בכלל, העובדת בענן. זו מהפכה בתחום המכרזים והתיחור, מהפכה טכנולוגית והשוק החל להתרגל אליה ולאהוב אותה, כפי שקרה עם האינטרנט ואנחנו שמחים להיות חלק מהתהליך הזה".
