מטפל בבסיסי נתונים? אל תשכח לגרום להם באמת לעבוד בשבילך

מטפל בבסיסי נתונים? אל תשכח לגרום להם באמת לעבוד בשבילך
מאת: מרדכי דניאלוב, 9.1.14, 21:30
 
כתבה ראשונה בסדרת כתבות: על מה חשבת? Big Data, BI, DBA? הכל אפשרי, כל עוד לא שכחת באמת לגרום להם, קודם כל, לעבוד בשבילך. זה ההבדל בין ארגון רגיל לבין ארגון מצליח. על החשיבות האסטרטגית בהתייחסות לבסיסי נתונים ועל הפיכת שטף הנתונים בארגון ליתרון עסקי אמיתי.
 
העולם בו אנו חיים עבר שינויים מהותיים בשנים האחרונות, רובם טכנולוגיים. הכל הפך דיגיטלי, זמין ומהיר בחיים הפרטיים ובעולם העסקי. אותה טכנולוגיה הביאה אותנו למצב בו כל הנתונים הנאספים סביבנו הפכו להיות דיגיטליים: פחות ניירת, תיקיות, עטים ומדפים ויותר חומרה, תוכנה, סיסמאות ומסכים, והרבה עובדי הייטק העובדים שעות על גבי שעות כדי שאנחנו, הצרכנים, נוכל להשתמש בטכנולוגיה באופן רציף בחיינו החדשים.
 
בעולם העסקי, שטף הנתונים האדיר, שכל חברה מתמודדת איתו, לא נחת פתאום. זה התחיל בהדרגה ולאט לאט צבר תאוצה, וכיום ארגונים עסקיים מתמודדים עם כמויות מידע עצומות. אולם לעיתים קרובות, נעשית ההתמודדות עם הכמויות הללו ללא חשיבה אמיתית. איך מארגנים את הכאוס, שנוצר במהלך הזמן, לסדר, שבאמת יביא תועלת לארגון ויעבוד בשבילו, במקום שיתנהג כמו מנגנון עלויות משמעותי השואב זמן וכסף?
 
הפיכת אותו הכאוס לסדר כרוכה בהשקעה לא קטנה בזמן ובכסף ולפעמים בשימוש בגורמים חיצוניים ובוויתור על המוכר והידוע. אז אולי כדאי, במקום לעשות סדר, פשוט לזרום, להמשיך ולהדביק טלאים ולהתמודד עם ההתפתחויות בצורה נוחה יותר "בשימוש בפלסטרים" ולומר "יהיה בסדר"? האמנם?
 
כשיש כאוס או אי סדר - יש נתונים חלקיים, ואפשר כמובן לנתח, לבדוק, לחשב ולהחליט, אבל אז זה רק בקירוב, בערך...
 
כשיש סדר - יש נתונים מדויקים ויש את כל הנתונים. כשיש נתונים מדוייקים, אפשר לנתח, לבדוק, לחשב ולהחליט, וגם לא לטעות. כשיש את כל הנתונים המדויקים, יש מצב של ידע מקסימלי ושל מודעות מלאה של ההנהלה למצב הארגון, לביצועים ביחס ליעדים, לשינויים הנדרשים ולפעולות הנדרשות לביצוע על-מנת לתקן.  
 
אם מדובר בארגון עם מעט תחרות, כזה המרוויח באחוזים גבוהים, הטעויות בדרך פחות קריטיות. ההבדל בין רווחיות של 62% או 58% לא מאד משמעותי, וגם אין בעיה לגלות זאת בדיעבד. מוציאים תיקון לדוחות או אפילו זה לא. לא קרה אסון. אולם, אם מדובר בארגון הנמצא בתחרות גדולה, לכל שבב מידע יש חשיבות גדולה. במצב כזה, למנהלים בארגון חשוב לדעת באמת מה קורה, וכל אחוז ברווחיות הוא קריטי לחייו. אם נוצרת פתאום בעיה כלשהי, אין ספק, שהמנהלים ירצו לדעת זאת כמה שיותר מוקדם.
 
דוגמה מלקוח אמיתי (שלא רצה, ששמו יפורסם בהקשר הזה) המספק שירותי ענן לחברות Fortune 500: כיוון שמחירי השירות היו מבוססי מספר מנויים, היה קשה לדעת בדיוק מה הייתה הצריכה בפועל של לקוחות. מה מנע את בדיקת הנושא בצורה מדויקת? - עלויות יישום. מערך השיווק והמכירות "עבד על עיוור". לאחר שהוכח כי מדובר בפרויקט די פשוט ואפשר להגיע לתוצאות משמעותיות בתקציב צנוע, קיבלנו אישור "לגרש את החושך". החזר ההשקעה היה מהיר והמכירות גדלו ב-20%, בלי עלויות נוספות לארגון.
 
למנהלים בשוק העסקי יש היום הרבה מאוד מידע. אולם, מניסיוני הרב, נדהמתי לא מעט פעמים לגלות, שרובם חיים עם התוצר שלו - המודעות, באופן חלקי בלבד. כשאני כותב "חיים" אני מתכוון להתנהלות לא קלה, כזאת הדורשת הרבה מאוד ניחושים, הימורים, תחושות בטן ולפעמים גם הססנות, חוסר החלטיות וכאבי בטן. כשמדובר על מיליוני ש"ח, זה גם גורם להפרעות שינה, עצבנות, לחץ ואי שקט תמידי.

הרי אין סיכוי, שמה שהיה נכון לפני מספר שנים נשאר נכון גם היום. השוק משתנה, הארגון משתנה, התחרות משתנה, האנשים משתנים, השירותים והמוצרים משתנים, הלקוחות משתנים, ומשם גם הפוקוס של הארגון, המטרות שלו, היעדים שלו ולפעמים אפילו ההנהלה שלו. זה ברור לכל מנהל מתחיל, שכאשר קיימת תחרותיות גבוהה, ההוצאות עולות, הריוחיות יורדת, ואז התנהלות פחות ממושלמת עשויה להיות קריטית. שולי רווח מתכווצים ואז דיוק המידע בידי ההנהלה יכול להיות ההבדל בין הצלחה לפשיטת רגל. סדר חדש יוביל לדיוק רב יותר במדידה ובמעקב אחרי התנהלותו ולסיכוי גבוה יותר לשרידותו.
 
אז מה עושים? עושים מה שצריך לעשות כל ארגון, שחייו חשובים לו, במיוחד ארגון הרוצה להיות מוביל בתחומו. זה מביא אותנו ל"בסיס של הבסיס" בניהול בסיסי נתונים – אנליזה וקטלוג. הא'- ב' של בסיסי נתונים, הבסיס של ההתחלה, השלד עליו הכל נשען. אין להתעלם מכך. הטכנולוגיה כיום מספקת מכלול אפשרויות בלתי מוגבל, ויכולה לתת בידיים הנכונות הרבה כלים לעשות את הדברים נכון יותר, מדוייק יותר, מהיימן יותר ולא פחות חשוב – יעיל וחסכוני יותר.    
        
אני לא מתכוון רק להתייעלות או לכלי ניהול טובים יותר, אני מתכוון גם לבידול תחרותי בהרבה מאוד מקרים: להיות עסק מוביל בעל איכויות אל מול המתחרים. זאת מאחר, שהשוק הוא עולמי כבר מזמן, כולם נמצאים וזמינים באינטרנט והמלחמה של כל ארגון וכל חברה כבר מזמן לא נמצאת בשכונה הקרובה בלבד. כל אלמנט בהתנהלות הוא חשוב.   

השיקול של "עלות המאמץ לעשיית סדר" מול "האפשרות לא להצליח" מעורר חששות וזה מובן, אבל באפשרויות הקיימות היום, ובידיים הנכונות, ההכרעה צריכה ליפול ללא כל חשש לצד העשייה. רק תמצא את ה- SDBA - Strategic Data Base Analyzer שלך!
 
מאת: מרדכי דניאלוב, ינואר 2014.
מומחה לניהול בסיסי נתונים, הבעלים והמנכ"ל שלBitWise MnM  
http://www.bitwisemnm.com/