חמשת הגורמים העיקריים להצלחת פרויקט

דף הבית >> סקירות טכנולוגיות >> חמשת הגורמים העיקריים להצלחת פרויקט
חמשת הגורמים העיקריים להצלחת פרויקט
מאת: רימה שלמן, 5.2.14, 20:00רימה שלמן
 
קיים הרבה מידע בנושא ניהול פרויקטים ויש כמות גדולה של גופים לניהול פרויקטים ושל מנהלי פרויקטים מוסמכים, אך עם זאת, עדיין יש הרבה פרויקטים כושלים.

אי ודאות היא חלק בלתי נפרד מיישום פרויקט. לא משנה כמה נשקיע בהכנות, לא נוכל לשלוט באי ודאות ב- 100% ובמיוחד בפרויקטים מודרניים המאופיינים ב:
- לחץ גובר על קיצור זמני יציאה לשוק (Time to market).
- שינויים רבים הנובעים מרמת או ודאות גבוהה מצד הלקוח ומצד המבצע.
- מורכבות טכנולוגית.
- קיומם של בעלי עניין שונים, שאת ציפיותיהם המגוונות צריך לנהל.
- תלות בפרויקטים אחרים.
- קושי בהפעלת סמכות במבנה מטריציוני.
- ניהול מושכל ומפותח של כוח אדם.

ריכזתי להלן  גורמי הצלחה של פרויקטים, כפי שפורסמו במחקרים שונים במהלך 15 השנים האחרונות, ומנסיוני. היה חשוב לחדד את תלות הצלחת הפרויקט בפלטפורמה ניהולית הקיימת בארגון. פרויקט לא יכול להתנהל כאי בודד, מכיוון שהוא חלק אינטגרלי מתוך המערכת השלמה ששמה ארגון, שמכתיבה לו אילוצים כמו נהלי עבודה, תרבות ארגונית ותמיכת הנהלה. על מנת שרמת הפרויקטים בארגון תעלה על כל התנאים הבאים להתקיים:
  1. מנהל הפרויקט: מנהיגות ומיומנות
מנהל פרויקט חייב לעמוד בסטנדרטים גבוהים ולהיות מנהיג, פסיכולוג ומגשר. עליו להבין היטב את תחום הפרויקט ולהיות בעל ידע במתודולוגיה לניהול פרויקטים. הוא צריך לדעת להוביל את הצוות ליעדי הפרויקט, לבצע תכנון איכותי, להתמיד בשגרת הבקרה, לנהל תקשורת אפקטיבית מול בעלי העניין השונים, לנהל סיכונים ולבצע סגירה של הפרויקט. אכן לא מעט דרישות.

יש ארגונים המקדמים עובד לתפקיד מנהל פרויקט, אך לא נותנים לו כלים על מנת להתמודד עם מגוון האתגרים הטמונים בתפקיד זה, ופרויקטים נכשלים. ניהול פרויקט זה מקצוע, שצריך ללמוד ולטפח. ניתן גם לפתח מיומנויות ולרכוש ידע פורמלי באמצעות קורסים וסדנאות.
  1. צוות פרויקט: ידע וניסיון
למנהל הפרויקט יש השפעה רבה על המוטיבציה של צוות הפרויקט, אך זה לא מחליף ידע וניסיון של אנשי צוות. לפעמים מנהל פרויקט, שפועל במבנה מטריציוני, "מקבל" כוח אדם מצוי, ללא שום יכולת לבחור. תופעה זו נובעת מחוסר תכנון משאבים יעיל. במקרה זה, יש לקחת בחשבון את תהליכי הלימוד וההכשרה הריאליים ואם זה לא מסתדר- אזי רצוי לא להתחיל בפרויקט.  
  1. סמכות ואחריות: חובה להגדיר ולתת
הארגון מחויב להגדיר למנהל הפרויקט ולכל השחקנים החשובים את תחומי הסמכות והאחריות של כל אחד ואחד. לא משנה  כמה פוטנציאל טמון במנהל הפרויקט. אולם, אם אין לו "אמירה" בתהליך קבלת ההחלטות לגבי צוות הפרויקט, בקביעת יעדים ובדרכי פתרון קונפליקטים מול הגורמים השונים, אזי הוא לא מנהל פרויקט, אלא מתאם פרויקט, ואין לצפות ממנו להצליח.
  1.  יעדים: אתגר ריאלי
לא ניתן להגיע למטרה ללא אמונה ביכולת להגיע ליעד.  לא פעם עובדים מתוסכלים מדברים על כך "שברור שלא נספיק", אבל אף לא אחד לא מעז להגיד ש"המלך ערום". אתגר לא ריאלי מפחית את רצון העובדים להצליח ולהראות הישגים. מחויבות הארגון היא לתת לפרויקטים הזדמנות ריאלית להצליח.
 
  1. EPPM - Enterprise Project Portfolio Management - "לנהל פרויקטים נכון"
 תהליך ה-EPPM מתחלק ל-2 חלקים:
 
EPMEnterprise Project Management
תהליך ה-EPM משמעותו שיטה אחודה לניהול פרויקטים בארגון. שיטה זו יוצרת שפה אחידה ושקיפות של סטטוס של כל הפרויקטים בארגון. מנהל הפרויקט לא מתחיל פרויקט מאפס, מאחר שיש ברשותו תבניות, כלים לניהול פרויקט, מתודולוגיות כתובות לניהול לוחות זמנים, תחזית משאבים, סיכונים, שינויים, שגרה בדוקה של תכנון ובקרה וניהול של ממשקים עם קצובות שונות בארגון. במידה והפרויקט שלו דורש תשומת לב ניהולית, זה משתקף מיד בדשבורד (Dashboard) להנהלה, כך שיוכל לקבל תמיכה מלאה.
 
PPMProject Portfolio Management
לאחר הטמעת ה-EPM, השלב הבא הוא להגיע לתהליך של בחירה וניהול פרויקטים נכונים לארגון. תהליך ה- PPM מאפשר לארגון לנווט את משאביו בין הפרויקטים ולפי החשיבות האסטרטגית שלהם. זאת, על מנת למקסם את התוצאות העסקיות של הארגון. בעזרת ה- PPM, בוחר הארגון איזה פרויקטים לאשר ואיזה לא, ובוחן מדי פעם האם תיק הפרויקטים עונה על אסטרטגיית החברה ומבצע שינויים.
 
אופטימיזציה של תיק הפרויקטים שונה מאופטימיזציה ברמת פרויקט בודד. יכול להיווצר מצב בו פרויקט מסוים נמצא בשיא הצלחתו, אך הארגון עוצר אותו, כי הוא מעוניין לצאת מאותו שוק ולהשקיע בשוק אחר. מצב נוסף הוא, שפרויקט אינו רווחי ואפילו מפסיד ועדיין זוכה בהרבה "נקודות", כי הוא בונה פלטפורמה לפרויקטים אסטרטגיים עתידיים.
 
קיימים פתרונות אחדים בשוק המתמודדים עם המשימות הללו. רבים מכירים את מערכת MS-Project של מייקרוסופט, אך חשוב לקחת בחשבון, שלכל ארגון דרישות אחרות, ולכל מערכת לניהול פרויקטים יש את החזקות שלה. מערכת אורקל פרימוורה לניהול פרויקטים ופורטפוליו מבית אורקל העולמית היא דוגמה טובה למערכת ניהול פרויקטים מובילה בעולם, שמעניקה לארגון פתרונות בתחום ה- PPM בסביבה מרובת משימות. את המערכת משווקת בישראל חברת מקיט מערכות מקבוצת מלם תים.
 
לסיכום, למרות קונפליקט אינטרסים, הצלחת הפרויקט הבודד צריכה להיות תלויה וקשורה ליעדי הארגון. מחויבות הארגון היא לתת למנהל הפרויקט פלטפורמה ארגונית והכשרה נדרשת. מחויבות מנהל הפרויקט היא להצליח בפרויקט וכל הזמן לעלות את רמת המקצוענות שלו.
 
3 מקורות בתחום היקף כשלונות פרויקטים, לעיון נוסף:

State computer projects fail seventy percent of the time. The Associated Press, March 27, 2007.
http://www.channel3000.com/technology/11391111/detail.html


With Less than thirty percent of our projects successful, those of us who are software professionals have little to be
proud of. Humphrey, Watts S. The Software Engineering Institute, 2005. http://www.stsc.hill.af.mil/CrossTalk/2005/03/0503Humphrey.html


A full 66 percent of large-scale projects fail to achieve their stated business objectives, are delivered late, or are substantially over budget. Gartner, 2007.
http://www.gartner.com/it/products/consulting/critical_program_mgmt.jsp

מאת: רימה שלמן, פברואר 2014.
מנכ"לית אפקטיב פי.מ., חברת יעוץ לניהול פרויקטים המתמחה בהטמעת תהליכי ה-EPPM - Enterprise Project Portfolio Management.
 
ניהול פרויקטים



 
 
Bookmark and Share