צחוק טוב לבריאות: רוצים לקיים ישיבת עבודה יעילה? 11 עצות מה לא לעשות

צחוק טוב לבריאות: רוצים לקיים ישיבת עבודה פרודוקטיבית? 11 עצות מה לא כדאי לעשות
מאת: דני (דנקו) קובץ', 5.2.18, 18:30
 
מילוי קפדני אחר הכללים וההמלצות להלן יכשיל את הישיבה בגדול וכעבור מספיק ישיבות, קרוב לוודאי, שיכשיל גם את החברה. אך אם תעשו בדיוק את ההפך, תוך הקפדה על סט כללים כפי שמציעה מתודולוגית האג'ייל - יש סיכוי, שהישיבות תהפוכנה ליעילות ותבאנה תועלת לכם ולארגון.
 
בעולם העבודה הארגוני, העובדים יכולים לבלות מחצית היום, אם לא יום שלם, בישיבות ובדיונים. חלק מהישיבות מתארכות, חלק מייגעות וחלק לא מצליחות להשיג את המטרה לשמה כונסו, ואילו ארגונים, שמאמצים את גישת האג'ייל, לומדים לתכנן ישיבה מוצלחת.
 
להלן 11 כללים או המלצות, ממה להימנע, כדי לקיים ישיבה פוריה.
 
1) הזמינו לישיבה כמה שיותר אנשים. גם אנשים, שנושא הישיבה ממש לא רלוונטי עבורם. ככל שיבהו בכם, או בנייד, יותר זוגות עיניים לא רלוונטיות, כן ייטב.
 
2) תנו לישיבה שם ארוך, עמום ומפוצץ. רצוי שם באנגלית, כמו למשל Leverage 24/365 platforms. כאן תמצאו מחולל שמות גרועים נהדר.
 
3) התעלמו ממטרת הישיבה. אל תציינו את המטרה בזימון ואל תקיימו תיאום ציפיות עם המשתתפים.  
 
4) הימנעו מלהתכונן לישיבה. אל תבקשו מן המשתתפים נושאים לדיון, אל תקראו חומרי רקע ואל תעלעלו בסיכום הישיבות הקודמות.
 
5) דלגו על דברי פתיחה, הצגת המשתתפים ו/או הציפיות שלהם מן הפגישה. פשוט קפצו ישר לעניין המרכזי. אם במקרה אחד המשתתפים יסטה מן הדיון המרכזי אל תהססו להטיח בפניו, שכל דקה המתבזבזת עולה לכם כסף.
 
6) אל תזכירו למשתתפים את כללי ההתנהלות של הישיבה. אם כללים אלה הוגדרו לפני שנה או יותר - די בכך, ואין טעם לחזור ולרענן.
 
7) לאחר שתציגו את הפתרון שלכם הזמינו את המשתתפים להציע פתרונות חלופיים, כי אין ברירה. אל תשכחו לציין בפניהם, שקרוב לוודאי, הפתרון שלכם הוא הטוב מכולם, אבל אם בכל זאת תצוץ התנגדות - הזכירו להם מי הבוס.
 
8) נהלו מפגש מוקפד ומקוטע והיצמדו לפרטים הקטנים: מי מדבר, מתי ולמשך כמה זמן.  אם בכל זאת הטונים יעלו והמשתתפים ידרשו להתבטא, תנו את רשות הדיבור למשתתף השתלטן ביותר, מלבדכם.
 
9) אל תבדקו את עצמכם לאורך הישיבה. השאלה 'האם אתם מתקדמים לכוון המטרה' מיותרת.

10) הקפידו על תשומת לב מלאה של המשתתפים 100% מזמן הישיבה. בלי שרבוטים על הנייר, בלי הגנבת מבטים לנייד ובלי יציאה לשירותים.
 
11) אל תשלחו סיכום דיון ורשימת משימות למשתתפים. ממילא לא תמצאו את הזמן, הכוח והסבלנות לרדוף אחרי המשתתפים, כך שיעמדו בלוחות הזמנים והביצוע לא יהיה לשביעות רצונכם.
 
מאת: דני (דנקו) קובץ', פברואר 2018.
מייסד חברת Ajimeh ומוביל הכנס הראשון בישראל בנושא Beyond Agile, ב-8.2.18.