דילמות בהטמעת תוכנת PLM (ניהול מחזור חיי מוצר)

דילמות בהטמעת תוכנת PLM (ניהול מחזור חיי מוצר)
מאת: שאול שולנסקי, 30.7.20, 08:30

הצגת ההתלבטויות בהן מתחבטים מקבלי ההחלטות בארגון טרם הטמעת מערכת PLM ודוגמאות לשאלות, שראוי לשאול טרם יישום המערכת.
 
כאשר ניגשים לפרויקט של הטמעת תוכנת PLM (ניהול מחזור חיי מוצר), עולות מספר שאלות, שיש לענות עליהן כחלק מהתהליך. יש לזכור, שמערכת PLM משמשת כמערכת תשתיתית בארגון, ועל כן היא צפויה להיות פעילה במשך שנים רבות. ההחלטות, שתתקבלנה בארגון בתחילת דרכה של המערכת, הן קריטיות משום שהיא תלווה את הארגון לאורך כל חייה.

לשאלות לפיהן מתקבלות ההחלטות אין תשובה אחת נכונה המתאימה לכולן, ולכן בכל פרויקט הטמעה יש לבחור בקפידה את הדרך באמצעותה תוטמע המערכת. מאמר זה מציג את ההתלבטויות בהן מתחבטים מקבלי ההחלטות בארגון טרם הטמעת המערכת.

מהן ההתלבטויות?
כאשר בונים אסטרטגיה של יישום מסוים, חייבים לבחור דרך, ומניסיוני בפרויקטים כאלה, ככל שיודעים מה רוצים להשיג ומה הכלי שנבחר יודע לספק לנו בזמן בניית תכנית ההטמעה, ההצלחה גבוהה יותר.

חשוב להדגיש זאת בשנית - אין כאן פתרון בית ספר ולא תמצאו תשובה כללית אחת של נכון או לא נכון, אלא לכל הטמעה יש את התשובה שלה שצריכה להיבחר על התאמה הנקודתית פר סיטואציה ודרישה.

קורה לא מעט, שארגונים מנסים "לאכול את העוגה ולהשאיר אותה שלמה". כלומר, במקום בו צריכה להתבצע בחירה בין 2 גישות, בוחרים דבר והיפוכו בניסיון להשיג את 2 האפשרויות.

כדי להבהיר את הנקודה, קחו, למשל, את המקרה הבא - כאשר מתלבטים אם לאפשר למשתמש בעת הפעולה לבצע את הבחירה הנדרשת או שדווקא המערכת עצמה תכפה את הבחירה על סמך לוגיקה, שנבחרה מראש, יש צורך לבחור באחת מהאופציות בלבד. אם מקבלי ההחלטות במקרה זו יבחרו ביישום המערכת על פי שיטה של "גם וגם" הרי שהתוצאה שהם יקבלו תהיה - לא זה ולא זה.

הקפידו לדבוק בכל בחירה שלכם. היו מודעים לחסרונות וליתרונות של כל אחת מהן והתמידו בגישת היישום שבחרתם. ככל שהמערכת מוטמעת בצורה קונסיסטנטית, ניתן להשיג פרויקט הטמעה זול ומהיר יותר לאורך זמן, לצד קבלת משתמשים קבועים והכנסת משתמשים חדשים באופן מהיר יותר, בקיאות גבוהה בהפעלה, יציבות חזקה יותר ועלות תחזוקה נמוכה יותר.

תכנון נכון
בחירה מתאימה של מדיניות הטמעה בשלב מוקדם של הפרויקט תגדיל משמעותית את מהירות ביצוע הפרויקט, ותשפיע באופן ישיר על יציבות המערכת בשלב מאוחר יותר. לא פחות חשוב מכך, היא תסייע לשמור על כל המהלך פשוט ככל האפשר - KIS (Keep it simple).

אם במהלך התכנון או הביצוע, הדברים מתחילים להסתבך ולהתנפח, כנראה, שנבחרה בחירה לא מתאימה, אז כדאי לקחת צעד אחורה ולבחון שוב את הבחירות שבוצעו וכיצד ניתן לשנות אותן בהתאם לפני שממשיכים.

דוגמאות לשאלות שראוי לשאול טרם יישום המערכת

• האם אתם עומדים בפני הקמת מערכת חדשה לגמרי? הסבה של מערכת קיימת? איחוד של כמה מערכות?
• מהו היקף הפעילות (Scope) ואילו תחומי עניין יכוסו ע"י המערכת?
• האם מדובר במערכת עצמאית או בממשק עם המערכות מסביב?
• האם יש רצון ליצור ממשק רציף או כזה הפועל במרווחי זמן?
• האם אתם מעוניינים להשלים את הפרויקט ברצף אחד מהיר או בשלבים?
• האם קיים צורך להתאים את שיטת העבודה למערכת (OOTB) או את המערכת לשיטות העבודה (Customization)?
• מי מנהל את המערכת וכיצד?
• האם עליכם ליישם בתוך המערכת תהליכים שונים? האם יש צורך ליישם בתוכה כספת?
• האם ברצונכם לספק למשתמש את האפשרות להפעיל שיקול דעת או שתרצו לכפות עליו את הבחירות?
• מהן תשתיות המחשוב, שאיתן תעבדו?
• מהי רמת הביצועים - מערכת מרכזית או מבוזרת? 
• מהי רמת אבטחת מידע ושרידות מערכת?

מאת: שאול שולנסקי, יולי 2020.
ראש תחום PLM במטריקס