מרכזיה בענן: כל מה שחשוב לדעת

מרכזיה בענן: כל מה שחשוב לדעת
מאת: עוז כהן, 12.10.20, 09:01

מהי מרכזיה בענן? מהם יתרונותיה לארגונים /עסקים? איך שומרים על אבטחת המידע העובר בה? איך מתחילים לעבור מפתרונות תקשורת קווית למרכזיית ענן?

פתרונות התקשורת החדשניים מאפשרים היום לכל ארגון, קטן כגדול, להציג חזות מקצועית בפני לקוחותיו באמצעות מרכזיה בעלת שלוחות המנווטות את השיחה למחלקות שונות. מחלקות אלו אינן חייבות להיות בתוך המשרד עצמו. הן יכולות להיות מפוצלות בין משרדי החברה לבין אנשי מכירות ושירות הנמצאים בשטח, שעונים לשיחות בזמן אמת מתוך שלוחה משרדית. הכירו את התקשורת החדשנית של המאה ה-21 - מרכזיה בענן.

מהי מרכזיה בענן?
המרכזיות הקלאסיות פועלות ע"י קווי תקשורת המותקנים במשרד. מרכזיות IP בענן הן שלוחות וירטואליות המוגדרות ע"י נתבים המתאימים כתובת IP לקו מקומי. הדבר דומה מאד ליצירה של רשת אינטרנט בינלאומית, שבה כל כתובת IP מייצגת מחשב, טלפון או מכשיר חכם המחובר לאינטרנט. בזכות האיכות הגבוהה והמהירות של חיבורי האינטרנט כיום, כל הממשק המנהל את השלוחות האלו אינו חייב לשבת במשרד עצמו. הוא יכול להיות מותקן על גבי שרת בחוות שרתים עוצמתית ולהעניק את שירותי התקשורת מרחוק.

מהם היתרונות של מרכזיות אלו?
כאשר מעוניינים להתקין מרכזיות לעסקים, ישנו שיקול של עלות מול תועלת. מרכזיה קלאסית, שמותקנת בחיווט מקומי, יכולה לעלות סכום כספי ניכר, ומצריכה התקנה של תשתית תקשורת מקומית. לאחר מכן, החיבור של כל שלוחה דורש רכישה של מכשירי טלפון, מערך שלם של ארונות תקשורת וחיווט בתוך הקיר או במסילות כעורות. לעומת זאת, מרכזיות ענן לא מצריכות התקנה במשרד, אלא התקנה על גבי שרת חיצוני.

חיסרון נוסף, שיש למרכזיות הקלאסיות מול מרכזיה בענן, הוא הגמישות. אם יש לכם מספר סניפים ברחבי הארץ ואתם מעוניינים לעבור משרדים או לאפשר עבודה מהבית, המרכזיה הקלאסית תחייב הגדרת שלוחה חדשה ותצטרכו להעביר את השיחות בכל פעם. לעומת זאת, ניתן להגדיר מרכזיה אחת בענן, שמנהלת את כל הסניפים, ומאפשרת לכם להעביר את השיחות בקלילות רבה בין העובדים בסניפים השונים בארץ (ובעולם) מבלי שלקוחות החברה ועובדיה ידעו מהיכן הם מקבלים מענה.

למרכזיה בענן יש יתרון בולט גם מבחינת המאפיינים, שהיא מציעה. כיום, כל מרכזיה מקצועית כזו מאפשרת הקלטת שיחות, יצירת שיחות ועידה מרובות משתתפים, הגדרת מענה קולי ישירות מהשלוחות עצמן ע"י העובדים, שיחות ממתינות, מעבר משלוחה לשלוחה ועוד מגוון רחב של שירותים. כל זאת מוגדר בממשק ניהול קל לתפעול, שאינו מצריך טכנאי בכל פעם, שאתם רוצים לעשות שינוי כלשהו.

יתרון נוסף הוא יצירה של מערך הרשאות בחברה המקביל להרשאות, שאתם נותנים לביצוע שינויים ברשת האינטרנט. מנהלי הרשת שלכם יכולים לקבל הרשאה ליצור שלוחות נוספות ולהוסיף להם את המאפיינים הדרושים. תוכלו ליצור מערך שלם של הרשאות "אדמין", "משתמש" או "מנהל", ולשנותן בעת הצורך כאשר מצבת העובדים משתנה. לכל המערך הזה ניתן לגשת באמצעות ממשק ניהול גם מהבית, מסניף אחר או ממשרד מרוחק בחו"ל אם יש לכם את ההרשאות המתאימות.

מלבד זאת, מרכזיותIP  מאפשרות לכל עובד להגדיר את התא הקולי שלו ולשמוע את ההודעות הקוליות באמצעות הטלפון או במשלוח של ההודעה למייל. חלק ממרכזיות ה-IP המתקדמות מאפשרות גם תמלול של ההודעות באנגלית וקבלת הודעות SMS ישירות מהמערכת.

אבטחת המידע העובר בשיחה והצפנתו
כיום, מדובר רבות על חשיבות הצפנת השיחות ואבטחת המידע הרגיש העובר בחברה. דמיינו, שעובד בכיר מדבר עם חברי דירקטוריון ומקבל הנחיות לשינוי מהותי העומד להתבצע בחברה. זליגה של מידע כזה עלולה להשפיע על מחיר מניית החברה או להגיע לאוזניהם של מתחרים הממהרים לבצע את השינויים המדוברים גם בארגון שלהם.

כיום, כל השיחות, שמבוצעות באמצעות מרכזיות בענן, יכולות להיות מוצפנות ולהישמר במאגרי החברה בצורה מאובטחת. אם אתם נדרשים לשמור את השיחות כדי להוכיח את תוכנן מאוחר יותר בבית משפט (אירוע נפוץ מאד בחברות ביטוח), אתם יכולים להבטיח, שהשיחה תוצפן ותוקלט באופן דיגיטלי. ניתן גם לשייך מאוחר יותר את השיחה לכל לקוח, ולהעביר את ההקלטה עצמה לתוכנת ה-CRM בחברה לאיתור קל ונוח של כל אחת מהשיחות.

בנוסף, אם אתם מבצעים מכירות טלפוניות ומקבלים מספרי כרטיס אשראי באמצעות הטלפון, ישנה חשיבות כפולה ומכופלת למניעת האזנות לשיחות בחברה. ניתן למצוא מגוון רחב של פתרונות תקשורת המבוססים על טכנולוגיות ענן ומעניקים לחברה את כל המאפיינים הדרושים לשמירה על פרטי הלקוחות בצורה הטובה ביותר.

איך מתחילים לעבור מפתרונות תקשורת קווית למרכזיית ענן?
מעבר של מרכזיות לעסקים הוא קל ופשוט. ביום, שבו אתם רוצים להגדיר מרכזיית ענן, אתם יכולים להיפגש עם החברה המבצעת את ההגדרות. לאחר מכן, תבחרו את מספר השלוחות המבוקש ותמצאו את חבילת התקשורת המתאימה לכם ביותר. אפשר להעתיק את המבנה הקיים של השלוחות ולעבור למרכזיה החדשה בתוך ימים ספורים. כל זאת, מבלי שהלקוחות שלכם יחושו בשינוי.

לאחר מכן, תוכלו לעבור הדרכה קצרה על מערכת הניהול של המרכזיה הווירטואלית, להגדיר את מערך ההרשאות לכל אחד מהעובדים בחברה. המנמ"ר שלכם יכול לקבל הרשאות רבות יותר לבצע שינויים מעובד זוטר. בהדרכה זו תוכלו ללמוד על יכולות המערכת כמו הקלטת שיחות, התחלת שיחת ועידה או יצירת שלוחה נוספת. תוך זמן קצר ניתן יהיה לתפעל את כל המאפיינים המיוחדים של המרכזיה בענן.

לסיכום, מרכזיה בענן מאפשרת לכם שליטה מוחלטת על פתרונות התקשורת בעסק, תוך קבלת אפשרויות מתקדמות יותר מהמרכזיה הקיימת כיום. הפתרונות המוצעים ע"י חברות התקשורת המתקדמות בתחום מרכזיות ה-IP מתחילים ממרכזיה לעסק קטן עם מספר שלוחות בודדות ועד למרכזיות המנהלות אלפי שלוחות. ניתן, כמובן, לרכוש את האחסון על הענן בהתאם לצרכים המשתנים של הארגון, ולשלם באופן גמיש על פי השימוש באחסון בענן בפועל. פתרונות אלה כוללים הצפנה ואבטחת מידע המעניקים שקט נפשי כאשר מבצעים שיחות רגישות בטלפון באמצעות מרכזיית הענן.
 
מאת: עוז כהן, אוקטובר 2020.
מייסד ומנכ"ל "בר-עוז מערכות תקשורת בע"מ" - חברה מובילה בהשמת פתרונות טכנולוגיים כוללים לתקשורת ארגונית.