מה שנכון עבור גוף כמו צה"ל בתחום פרוטוקול להטלת משימה מנהלתית - נכון לכל גוף אזרחי, לרבות מנהל בכל סוג של עסק וכל מיזם, שמטיל משימות על הכפופים לו. איך מנהל אמור להטיל משימה על הכפופים לו? הצעה להנחלת מושג חדש ל"פרוטוקול משימה מנהלתית" (פמ"מ), מתכונת השונה מהמתכונת, שכל מנהל בוגר צה"ל ובוגר הפקולטות למינהל באוניברסיטאות, פועל לפיה עד היום.
מאת:
אל"מ (מיל.) סיני ליבל, 19.6.21, 20:00
המאמר כאן באתר Telecom News הוא עיבוד והתאמה למגזר האזרחי של המאמר של אל"מ (במיל.)
סיני ליבל (לשעבר מדריך בקורס מ"פים/מג"דים, בתמונה משמאל), שפורסם בירחון "מערכות" (גיליון 490, מאי 2021) שכותרתו: "בין פקודת מבצע לפקודת משימה מנהלתית - החשיבות שבהסדרת הפורמט". ראה קישור למאמר בירחון מערכות
כאן. ניתן להוריד את המאמר המקורי במלואו, כפי שהתפרסם ב"מערכות"
כאן.
מה שנכון עבור גוף כמו צה"ל, בתחום פרוטוקול להטלת משימה מנהלתית - נכון לכל מנהל בכל רמה בכל גוף אזרחי (ציבורי, או פרטי, לרבות חברות הזנק וכל סוג של עסק), שמטיל משימות על הכפופים לו.
במרכז ההצעה החדשה נמצא המושג: פרוטוקול משימה מנהלתית (פמ"מ).
בהעדר נוהל ו/או פורמט ל"פרוטוקול משימה מנהלתית" - המשימות המנהלתיות נכתבות בארגונים ובעסקים רבים בדרך לא אחידה, ולעיתים מאומצת המנטרה של 3 המ"מים מצה"ל ומהפקולטות למנהל עסקים
:
"מי עושה,
מה עושה,
מתי עושה
" .
3 המ"מים לעיל, הם מצג חסר של משימה - מהטעם הפשוט, שאינם מתייחסים ל-6 מרכיבים נוספים במשימה: מטרה, מנהל המשימה, משאבים, מגבלות, מבדק, ודווח למטיל המשימה
.
הגדרה של משימה מדידה, מנהל אחראי (לביצוע ולדיווח), נוסף על הקצאת משאבים לביצועה, הן אבני היסוד של הפמ"מ, ובלעדיהן פוחתת באופן דרמטי מידת הוודאות הדרושה לביצוע ראוי ואיכותי של משימה מנהלתית, בהתאם לכוונת הדרג המנהל ולציפיותיו
.
פרוטוקול משימה מנהלתית - פמ"מ
המאמר עוסק בפער הקיים בהעדר פרוטוקול לכתיבת משימה מנהלתית. כך, שמנהלים פועלים בשגרה לפי המתכונת של:
"
מי עושה,
מה עושה,
מתי עושה".
המאמר מציע להשלים את המנטרה
"מי עושה
, מה עושה
, מתי עושה". כך, שפרוטוקול משימה מנהלתית ישקף את השלם של כוונת הדרג המנהל באופן קונקרטי ע"י ציון 7 המ"מים הבאים במסמך הטלת משימה מנהלתית (פמ"מ):
מטרה - לשם מה,
משימה
- מה לעשות - מי עושה, מה עושה, מתי עושה
מנהל המשימה (האדם הספציפי בגוף שקיבל את המשימה)
,
משאבים
,
מגבלות בדגש על בטיחות,
מבדק בחינת איכות הביצוע,
מדווח למטיל המשימה, עד לתאריך
X.
התוצר של הפמ"מ הוא הוראת ביצוע למשימה
X בפורמט פמ"מ
.
לאופן כתיבת משימות המבצעיות קיימת תורה שלמה בגופים המבצעים. לדוגמה
:
בצה"ל הטלת משימה מבצעית מוטלת על פי פרוטוקול פקודת המבצע שנקרא פקמ"ב ובחיל האוויר הפרוטוקול לפקודת מבצע נקרא פ"מ
. במשטרת ישראל המשימה המבצעית מוטלת על פי
פרוטוקול פקודת המבצע שנקרא פק"מ
.
הסיבה לכך, שיש נוהל ופורמט עם מבנה סעיפים קבוע לפקודת מבצע, היא, שהקיבעון למבנה הפקמ"ב/פ"מ המוגדר, מכריח את המפקדים לא להשמיט שום פרט/נושא, ופורמט הסעיפים הללו מהווה את הזיכרון הארגוני של הגוף
, מניסיון ולקחים של עשרות שנים - לכתיבת הפקודות המבצעיות שלו
.
ברם – גם בגופים אלו אין פרוטוקול נפרד לכתיבת משימה מנהלתית
, משימות, שבהן אין אויב ודפ"אות (דרכי פעולה אפשריות) לאויב - והמשימות המנהלתיות נכתבות באלתור של מפקדי היחידות
.
לכן, מטרתו המרכזית של מסמך זה היא להציע דרך אחידה לפרוטוקול משימות מנהלתיות, לכל גוף שמטיל משימות מנהלתיות
.
טופס ערוך לפי הפורמט המוצע החדש, רק לשם הדוגמה, שניתן למחשב אותו ולהתאים אותו לצרכים של כל ארגון ועסק, נמצא בסוף המאמר.
דוגמה שכיחה למשימה מנהלתית הן משימות לוגיסטיות
.
ניקח לדוגמה משימה להעברת כליה מבית חולים
X לבית חולים
Y.
אפשר, שמטיל המשימה ינסח את המשימה על פי המנטרה החלקית: מי, מה, מתי
.
במקרה הטוב הניסוח יהיה: בית חולים
X יעביר צידנית מקוררת - בה כליה להשתלה - לבית חולים
Y ביום
Z עד שעה XX
.
במקרה הרע הניסוח יהיה בית חולים
X יעביר צידנית מקוררת לבית חולים
Y ביום
Z בשעה X
.
כלומר: בכל מקרה זה ניסוח, כי כמעט כל המנהלים התרגלו לצורת הניסוח של פקמ"ב\פ"מ\פק"מ.
בהעדר המרכיבים הנוספים בפרוטוקול הטלת המשימה
: מטרה -
לשם מה, מנהל המשימה (האדם הספציפי בגוף, שקיבל את המשימה),
משאבים, מגבלות בדגש על בטיחות,
מבדק - בחינת איכות הביצוע, ומדווח למטיל המשימה, אפשר והכליה תגיע - אחרי שהחולה נפטר/הכליה פג תוקפה.
פירוט פרוטוקול המשימה המנהלתית (פמ"מ) – 7 המ"מים:
- מטרה. המטרה תציג את המשימה באופן כללי "הלשם מה" - ורקע כללי אם נדרש. המטרה היא המצפן והמוטיבציה לביצוע הפקודה. מדוע אנו רוצים לבצע את הפקודה. היא אמורה להיכתב במספר שורות והיא נועדה לתת רקע כללי למי שהוטלה עליו ביצוע המשימה. מדוע רוצים שמשימה תתבצע. הגדרת המטרה חשובה גם במשימה מנהלתית משום שלעתים המבצע, אינו מודע לשם מה היא נעשית ולהשלכות של אי הביצוע או עיכוב בביצוע.
- משימה. בסעיף זה יוגדרו זהות המבצע (מי עושה), תיאור הביצוע (מה עושה), ולוחות הזמנים (מתי עושה). על המשימה להיות משימה מדידה. משימה מדידה, היא קונקרטיזציה של המטלות, בדרך שבה ניתן למדוד את ביצוע המשימה (לצבוע את המבנה - אינה משימה מדידה. לצבוע את המקומות X,Y, Z ב-3 שכבות צבע לבן היא משימה מדידה).
- מנהל. פמ"מ דורשת הגדרה קונקרטית של מנהל לביצוע המשימה (במובחן ממנהל המסגרת האחראי לביצוע המשימה המוגדר בסעיף המשימה (מי עושה). מנהל המשימה הוא האחראי לביצוע המשימה, לבצע בקרה ולדווח למטיל המשימה על ביצועה/עיכוב/אי ביצוע ואיכות הביצוע (אם רלוונטי. ככול שישנה זהות בין אחראי העל (מנהל המסגרת) לאחראי בפועל לביצוע המשימה - יצוין שם מנהל המסגרת.
- משאבים. מתארים את האמצעים הקיימים ו/או אלה, שהוקצו לצורך ביצוע הפקודה\משימה. פרוט המשאבים, שהוקצו מהותי, משום שהוא מגלה בשלב כתיבת הפקודה\המטלה, האם היא ניתנת לביצוע בכלל, האם היא ניתנת לביצוע ביעילות, או שהיא כוללת משאבים חסרים/מוגזמים
- מגבלות. התניות לביצוע המשימה, דוגמה: אין אישור למיקור חוץ, לצד הנחיות בטיחות (וביטחון מידע)
- מבדק. מבדק הוא הבחינה לאיכות ביצוע המשימה. מבצע המבדק - נקוב בשם ו/או בשם התפקיד, הוא בעל התפקיד, שמוודא ביצוע ואופן ביצוע המשימה. מבצע המבדק יכול להיות הנמען למשימה ו/או מנהל המשימה בפועל - ומדווח למטיל המשימה על איכות ביצועה. באופן חריג אפשר לקבוע שבפמ"מ יקבע כי המבדק יבוצע ע"י גורם חיצוני (שידווח למטיל המשימה).
- מדווח. על מנהל המשימה לדווח על ביצועה למטיל המשימה על ביצועה ואיכות הביצוע. הסעיף יגדיר עד מתי מנהל המשימה ידווח למטיל המשימה על ביצועה. נכון כי הדיווח יכלול התייחסות לאיכות הביצוע.
ברי לכול כי רמת הפירוט היא בהתאם למשימה - לא דומה משימה להעביר מכונות הנשמה מחו"ל למשימה להעביר לטיפול גנרטור מפתח תקווה
..
דוגמה לפורמט מוצע (טוס הניתן למיחשוב) להוראת ביצוע מנהלית (על פי סעיפי הפמ"מ):
סיווג
המסגרת של מטיל המשימה
טלפון:
____________
מייל:
_____________
סימוכין:
___________
תאריך:
____________
אל:
_____________
(הנמען – עליו מוטלת המשימה)
לידיעת:
_____________
הנדון: הוראת ביצוע, לביצוע משימה X
)על פי שבעת סעיפי הפמ"מ)
- מטרה: המשימה הכללית ולשם מה היא מבוצעת.
- משימה (מדידה): מי עושה, מה עושה (המשימה הקונקרטית), מתי עושה.
- מנהל המשימה: (אחראי ביצוע, וידוא ביצוע, איכות ביצוע, ודיווח).
- משאבים: מה האמצעים/תקציב המוקצה לביצוע המשימה.
- מגבלות: פרוט האילוצים החלים על מנהל המשימה ובכללם לוחות זמנים, והוראות הבטיחות.
- מבדק (בחינת איכות הביצוע): שם ו/או תפקיד המנהל, שנקבע לבחון איכות הביצוע. ידווח למטיל המשימה.
- מדווח: מנהל המשימה (הנמען) המשימה ידווח על ביצוע למטיל המשימה עד ליום_______ (ושעה אם רלוונטי).
שם ___________
תפקיד הגורם המוציא:
______
חתימה:________________
מעגל נוהל הפמ"מ (פרוטוקול משימה מנהלתית)
מרכיבי המעגל יוצרים את השלמות הנדרשת להטלת משימה מנהלתית כהלכה:
לסיכום:
דרך אחידה (נוהל/פורמט סעיפים), היא הדרך המומלצת להימנע מהוראות ביצוע להטלת משימה מנהלתיות לקויות/פגומות/חסרות - ומחזרה על שגיאות, שנעשו בעבר.
הגדרה של משימה מדידה, מנהל אחראי, ודיווח על ביצוע, נוסף על הקצאת המשאבים לביצועה ומגבלות הבטיחות - הם אבני היסוד של הפמ"מ, ובלעדיהן פוחתת באופן דרמטי מידת הוודאות הדרושה לביצוע ראוי ואיכותי של הוראת הביצוע, בהתאם לכוונת הדרג, שהטיל את המשימה ולציפיותיו.
יודגש, הפורמט לפמ"מ אינו "תורה מסיני". הפמ"מ המוצג במאמר הוא כעין "מצפן כיוון" לכל מנהל בכל ארגון, לאמץ מסגרת של פמ"מ - כשהוא מתאים את הסעיפים, 7 סעיפי פרוטוקול הפמ"מ - למשימות האופייניות בארגונו ולצרכים הייחודיים של ארגונו.
