הערך העסקי של אוטומציה בארגונים ועסקים

הערך העסקי של אוטומציה בארגונים ועסקים
מאת: מסימו פרארי, 4.7.17, 10:46

4 סיבות למה אוטומציה היא קריטית לניהול סביבת IT בהיקף גדול. אוטומציה אינה רק כלי מצוין כדי לטפל בדרישות השוק היום, אלא יכולה להוות גם אבן בנייה בסיסית כדי לעזור לתמוך בגידול והתפתחות של העסק מחר.

ארגונים ועסקים רבים הגיעו לשלב בו ניהול סדר הגודל של תשתיות ה-IT שלהם הופך לאתגר עיקרי. יש טווח רחב של טכנולוגיות, פתרונות, תהליכים ומערכי כישורים הזמין כדי לעזור לנהל סביבה בהיקף גדול, ובין טכנולוגיות הניהול, אוטומציה היא אחת העוצמתיות ביותר.

בעיקרה, אוטומציה אינה בחירה טכנולוגית. תחילה ומעל הכל, זו בחירה עסקית. בלי אוטומציה, התמיכה בגידול העסק עלולה להיות מורכבת יותר ויותר, עד לנקודה של הפיכתה לבלתי אפשרית מעבר לסדר גודל מסוים.

אם האמירה, ש"תוכנה אוכלת את העולם", היא נכונה, כפי שמארק אנדרסין, קפיטליסט הון הסיכון הידוע, אמר ב-2012, ואם נכון, שכל חברה הופכת לחברת טכנולוגיה, כפי שאמר מנהל המחקר של גרטנר ב-2013, אז אוטומציה הופכת לכלי הכרחי בידי כל עסק, לא רק ארגון ה-IT.

לפניכם 4 סיבות למה אוטומציה היא קריטית לניהול סביבת IT בהיקף גדול: פחות בזבוז, פחות מורכבות, פחות טעויות, פחות חוסר ודאות.

פחות בזבוז: אוטומציה מספקת אופטימיזציה לפעילויות IT
כדי להגדיל עסק, אפשר להציע יותר שירותים או להתמקד בהרחבת היכולות של שירותים קיימים, לספק רמות שירות רבות או דרגות שונות של התאמה ללקוחות.

סביר להניח, שארגון אנטרפרייז נוקט פעמים רבות לאורך חייו ב-2 הדרכים. בהתאם לכך, סביבת ה-IT מתפתחת לאורך הזמן, החל מסביבה פשוטה יחסית עם קיבולת מוגבלת, וכלה בג'ונגל בהיקף גדול של שפות, פלטפורמות וארכיטקטורות מרובות, שחובה לתמוך בהן לאורך שנים רבות.

כדי לתאר את התפתחות סביבת ה-IT, אשתמש במודל בשלות, שעוצב ב-2 ממדים: גודל ומורכבות. עפ"י המודל, אם עסק מצליח, תשתית ה-IT התומכת בארגון חייבת לגדול הן בגודל – כשהיא מארחת  יותר ויותר עומסי עבודה, והן במורכבות - אירוח מערך עומסי עבודה יותר ויותר מגוונים.

כדי לתמוך בהתפתחות כזאת, יש 2 אפשרויות: לגייס עובדים באותו קצב בו התשתית גדלה, או לחזק את ארגון ה-IT עם מערך חדש של כלים היכולים להגדיל את יכולותיו התפעוליות. לא לעשות דבר, זו לא באמת אופציה, מפני שאי אפשר לצפות, שניתן לנהל את ההיקף והמורכבות הגדלים עם מספר לא משתנה של עובדים.

כדי להוסיף להקשר, אשתמש במחקר על ה-TCO (עלות בעלות כוללת) עבור ענן פרטי מבוסס על OpenStack, אותו פרסמנו בשנה שעברה. חלק מהנתונים בהם השתמשנו במחקר זה באו מדו"ח יחס כוח אדם לתמיכה בשרתים, שפורסם ע"י חברת המחקר Computer Economics.

המחקר מצא, שארגון גדול (עם תקציבי IT תפעולי של 20 מיליון דולרים ומעלה), עם רמה ממוצעת של אוטומציה, תומך ב-46 Instances (מופעים) של מערכת הפעלה (תמהיל של פיזיים ווירטואליים) לכל מנהל מערכת, בעוד אותו ארגון גדול, עם רמות גבוהות של אוטומציה, תומך ב-101 מופעים למנהל מערכת. במחקר שלנו שיערנו, שמספר עומסי העבודה מוכפל בכל שנה. היפותטית, במצב דומה, אם מחליטים לא להשקיע באוטומציה, צריך יהיה גם להכפיל את צוות התפעול.

יהיה קשה מאוד לעמוד בקצב כזה מנקודת המבט של גיוס עובדים, אם לא בלתי אפשרי, בגלל מספר גורמים: תקציב  OPEX (הוצאות תפעוליות) מוגבל, תהליכי גיוס איטיים, מחסור בעובדים מיומנים בשוק ועוד.

בתרחיש השני, ע"י העצמת הארגון עם כלים חדשים, בהנחה, שזוהו הכלים המתאימים, ניתן לאפשר לפעילויותIT  להפיק יותר מהמשימות הקיימות המתבצעות באותה כמות שעות עבודה.

הכלים החדשים חייבים להיות מתוכננים לביצוע המשימות בדרך יעילה יותר, דרך קלות שימוש מוגברת, גמישות רבה יותר להתאמה למקרי שימוש, מחשוב מהיר יותר, או תמהיל של כל הדברים האלה. לדוגמא, אוטומציה יכולה לסייע לצוות להטמיע יישומים לעתים תכופות יותר ולעשות זאת מהר יותר, לטפל בבעיות בהיקף רחב יותר, לתקן אותן מהר יותר.

כבישים מהירים (אוטוסטרדות) הם אנלוגיה טובה כדי להסביר את הקונספט. כאשר האוכלוסייה באזור גיאוגרפי גדלה, הממשלה נאלצת לפתח את התשתית לתמיכה במכוניות הנוספות. במקומות מסוימים חובה לצייד אוטוסטרדות אלו בשערי גישה להסדרת הכניסה, ושערי תשלום חייבים להיות מופעלים ע"י בני אדם, שכל אחד מהם מבצע אלפי פעולות חוזרות על עצמן מדי יום.

מה שקורה זה, שאוטוסטרדות מושכות אפילו יותר תושבים לאזור, ויש יותר תנועת מכוניות בכביש. השלטונות יכולים לטפל בזינוק בתעבורה ע"י הוספת יותר שערי כניסה וגיוס עובדים חדשים לניהולם, או יכולה להפוך את האוטוסטרדות הקיימות ליותר יעילות ע"י הטמעת מחסומים אוטומטיים ומערכות גישה אוטומטיות כמו E-ZPass.

שערי כניסה וחיוב אוטומטיים מאפשרים ליותר מכוניות להיכנס לאוטוסטרדה באותה כמות של זמן הנדרשת למפעילים אנושיים. זאת, ע"י מניעת העצירה הקצרה בקופת התשלום ואינטראקציה בין הנהג והמפעיל האנושי או מכונת התשלום. אוטומציה מאפשרת לכל מכונית לעבור דרך שער התשלום במהירות גבוהה יותר, בפחות זמן.

באותה דרך יכולה אוטומציית IT לסייע לצוותי תפעול לנהל יותר עומסי עבודה במהלך אותן שעות עבודה, תוך הפחתת הצורך לגייס עוד עובדים כדי לתמוך בגידול של התשתית.

פחות מורכבות: אוטומציה מתאמת בין שירותים מתוחכמים
מעבר לנקודה מסוימת, הצלחה מובילה לעתים קרובות לגיוון בדרישות השוק, כאשר הפופולריות מושכת קהל רחב יותר.  בסביבה ארגונית, משמעות דינמיקה זו היא, שחלק מהקווים העסקיים (LoBs) אותם משרתים, עלולים, בסופו של דבר, לדרוש להתחיל לספק שירותים, שהם מחוץ להיצע המתוכנן או הרבה יתר מורכבים מכפי שצפו בתחילה.

לדוגמא, אחרי שסביבת מחשוב ענן, שתוכננה במקור להציע מעט שירותים סטנדרטיים, הופכת למצליחה ביותר, הארגון עשוי לקבל מספר גדל של בקשות לספק שירותים ספציפיים מורכבים. כל אחד משירותים מותאמים אלה כולל מספר שכבות יישום, שחובה לתאם ביניהן במונחי הקצאה, תצורה, עדכונים ותיקוני מערכת תקופתיים, הסבות (אם הכרחיות), והוצאה משירות. הסיכון הוא, שמורכבות חדשה זאת ביחד עם סדר הגודל אליו הגיע הארגון מפחיתה פרודוקטיביות אם המורכבות אינה מנוהלת כהלכה.

הבה נשתמש בהשוואה שונה כדי להסביר כיצד אוטומציה יכולה לפשט את התיאום (או התזמור) בין מערכות מורכבות: הממסרת האוטומטית במכונית. במכוניות מודרניות, הממסרת מנוהלת ע"י מחשב המפעיל את תיבת ההילוכים והמצמד (קלאץ') – אם מדובר במכונית ידנית ולא אוטומטית, בתיאום עם המנוע, בלמים, צמיגים ורכיבים רבים אחרים. אוטומציית משימת העברת ההילוכים מפחיתה את כמות העבודה הנדרשת מהנהג, מפני שהיא מפשטת את התהליך הכולל.

יצרני רכב השיקו תיבות הילוכים יעילות יותר גם כדי לעמוד בתקנות ולהפחית פליטת CO₂, עם תיבות המכילות 8 או אפילו 10 הילוכים. העברה ידנית של 8 הילוכים תהיה לא רק מורכבת ותפריע לנהג, אלא גם ללא ספק תבוא לביטוי בנהיגה מאוד לא יעילה.

באותה דרך, כלי אוטומציה יכולים לפשט את החוויה של פריסת ותחזוקת יישומים בעלי מורכבות גוברת, החל מהרכבת שירותים רב-שכבתיים עד לתצורה של רכיבים נלווים כמו קישוריות ופיירוולים.

פחות טעויות: אוטומציה מפחיתה שגיאות אנושיות
אפילו החבר המוכשר ביותר בצוות תפעול IT  הוא בן אדם, ובני אדם מועדים לשגיאות. ככל שסביבה יותר גדולה ומורכבת כך, גדולים הסיכויים לטעויות.

לדוגמא, סביבות בהיקף גדול כופות בקלות על ארגון ה-IT לטפל בלחצי זמן ומתח. הלחץ הפסיכולוגי בא מהתובנה, שלא ניתן להשלים משימה, אפילו פשוטה, על כל המכונות המנוהלות, בכמות הזמן המוקצית תוך סבירות נמוכה לטעויות.

חובה גם לשקול את העובדה, שמורכבות גדלה מובילה ליותר פעילויות, שצריכות להתבצע. משימות מורכבות ביותר דורשות מיקוד קבוע ודיוק - כישורים, שלא בהכרח קיימים אצל כל חברי הצוות.

ציינתי, שאוטומציה יכולה לתאם ביתר קלות את הפעילויות המבוצעות בסדרה של שכבות יישום, שמרכיבות יישום עסקי מתוחכם. האתגר הוא לא רק לטפל בחלקים נעים רבים (ה"מה"), אלא גם לטפל בתצורות מורכבות ביותר המיושמות לכל שכבה ומגדירות את הקשרים בין השכבות (ה"איך").

פחות חוסר ודאות: אוטומציה מכינה לעתיד
עד עתה דיברתי על הערך של אוטומציה בהתמודדות עם האתגרים של היום, אך אוטומציה יכולה לעשות יותר מכך, כמו לצייד ארגונים טוב יותר כדי לעמוד בפני חוסר הוודאות של העתיד.

כשכבת הפשטה ((abstraction המקשרת רכיבים רבים ב-IT ובתפעול הארגוני בהיקף גדול במאמץ מינימלי, אוטומציה יכולה להיראות כפלטפורמת ניתנת להרחבה המתפתחת ומותאמת לשינויים בשוק.

אוטומציה כפלטפורמה בנויה על הרכיבים הבסיסיים, שכבר קיימים בסביבת המחשוב, מפשטת התפתחות של שירותים קיימים ויצירה של שירותים חדשים לגמרי.

לדוגמא, אוטומציה יכולה לפשט את הפריסה של יישומים קיימים ברחבי תשתיות ענן ציבורי ופרטי חדשות, שאינן קיימות היום. בדוגמא אחרת, אוטומציה יכולה להקל על שילוב רכיבי IT חדשים, כמו שירות ניהול זהויות וגישה (IAM) חדש, עם רכיבים קיימים, כדי לעזור ליצור היצע חדש בחלק קטן מהזמן, שהיה נדרש בדרך אחרת לתכנון מחדש של המערך המלא מבראשית.

לסיכום, אוטומציה אינה רק כלי מצוין כדי לטפל בדרישות השוק היום, אלא יכולה להוות גם אבן בנייה בסיסית כדי לעזור לתמוך בגידול והתפתחות של העסק מחר. עם זאת, אוטומציה היא רק אחד מרכיבים טכנולוגיים, תפעוליים ותרבותיים רבים, שיש להחדיר אותם לארגון כחלק של מסע לטרנספורמציה דיגיטלית. אוטומציה לבדה אינה מספיקה.
 
מאת: מסימו פרארי, יולי 2017.
מנהל אסטרטגיית ניהול ברד האט