בשבוע שעבר העברתי 4 הרצאות ביומיים והחלטתי, שאני חייבת לרכז את כל הידע והתובנות שלי מהיומיים הללו, מידע מפורט שנוסה ועובד, למשהו מועיל לבעלי העסקים בכל סדר גודל.

הרצאה היא אחת מהזדמנויות של מותג להגיע קרוב ביותר ללקוחות ו"לגעת" בהם. אם אלה צרכנים פוטנציאליים, אנשי עסקים ומשקיעים, קולגות ומתחרים מתחום העיסוק המקצועי וכל קהל אחר. זו ההזדמנות לתת את הנשמה על הבמה ולהיכנס לקהל השומעים ללב.

נשאלת השאלה: איך עושים את זאת כמו שצריך? התשובה: זה הולך להיות "קלי קלות", אבל רק אם עובדים לפני כן ממש קשה…
 
התכנים
לאחר הכרת סוג האנשים שישב בקהל, יש להכין את תכני ההרצאה בקפידה ולחשוב מה רוצים להגיד לאנשים שיישבו בקהל ומה המסרים שראוי שהם ייקחו איתם הביתה. במילים אחרות: מה חשוב שהם יקבלו מהמצגת.

תכני המצגת יהיו בהתאם לנקודות החשובות ביותר לקהל היעד.
 
בניית המצגת
המצגת היא כלי עזר ולא תחליף למרצה. הרצאה בה המרצה עומד ומקריא את כל המגילה שכתב, היא לא הרצאה טובה – היא הרצאה מייבשת! מהר מאוד הקהל מתחיל לקרוא את החומר בעצמו ומפסיק להסתכל על המרצה.

המצגת אמורה לעבוד בשביל המציג ולא להיפך.
 
שקף צריך להיות חוליה אחת בשרשרת. העיצוב צריך להיות נקי ומותאם לערכים ולצבעים של המותג. בכל שקף תמונה אחת ומסר אחד קצר וברור.

צריך להוסיף קצת? אז רק קצת: מוסיפים מעט מילים, ומחלקים אותן לבּוּלֶטִים – לא חלילה גוש טקסט עמוס. בסוף המצגת חשוב להוסיף פרטי התקשרות בצורה ברורה. בצמוד למצגת יש להכין תקציר של השקפים שיהיה בהישג יד, רשימת קטעי מעבר רלוונטיים  וקטעי הומור לריתוק הקהל וגם דפי משוב.  המצגת מוכנה? יופי. יש להתחיל ולסדר את התפאורה.
 
סביבת המרצה
המשימה היא חיזוק המוניטין: רצוי להקים מעמד ממותג בקרבת המרצה עם כרטיסי ביקור, חומרים פרסומיים קיימים, טפסי הצטרפות לרשימת תפוצה וכל מה שייצור תדמית של מותג רציני ושווה.
 
ביום ההרצאה
אחרי שהחומרים והתשתית מוכנים, המציג צריך להכין את עצמו. המציג צריך להיות במיטבו. מה זה אומר? קודם כל לנוח מספיק כדי להגיע ממוקד ומפוקס. ורצוי מאוד לא "להרביץ" כמה הרצאות ברצף כי זה מעייף. חשוב לא לאכול ארוחה כבדה לפני ההרצאה, כי הדבר האחרון שרוצים הן עייפות בשילוב צרבת.
 
יש להשתדל להיראות טוב בהרצאה: גבר? תתגלח. אישה? תשקיעי בתסרוקת, באיפור ובאקססוריז. יש להתאים את הלבוש לאופי ההרצאה ולקהל: מעצב גרפי מגניב המרצה לקהל של גיקים לעולם לא ייראה כמו פרופסור לקרדיולוגיה בכנס רפואי. ואם כן, זה אומר, שאחד מהם לא חשב לפני שהוא התלבש בבוקר. מומלץ לנשים לא לנעול נעלי עקב מתחילת היום אלא רק ממש לפני ההרצאה. יש להכין גיבוי גם בתחום הזה: להביא סט בגדים חלופי ומוצרי קוסמטיקה לשימוש זמן קצר לפני תחילת ההרצאה.
 
יש לברר שמקום יהיה בקבוק מים כי הרצאה טובה שבה זזים וממלאים אחרים באנרגיה, היא כמו כל פעילות גופנית.

בדרך להרצאה
ראוי להגיע שעה קודם ולבדוק שכל הדברים הטכניים, שצריכים לעבוד, עובדים: מחשב, מקרן, רמקול, חיבורי רשת וכו'. בהגעה מוקדמת ניתן גם  להרגיש את האווירה בקהל, להכיר אישית משתתפים בשמותיהם, להתחבר אליהם, לתת להם יחס אישי ואחר כך לפנות אליהם בהרצאה ואולי גם "לשלוף" פתרונות המתאימים להם אישית.
 
יש להביא גיבויים: לקחת את המצגת על Disk-on-Key ולצרוב גם CD, שיהיה. להעלות את המצגת ל"ענן" כדי שהיא תהיה זמינה ולשלוח אותה למייל האישי ליתר ביטחון. לא לסמוך על המחשב באולם ולהביא את הלפטופ האישי.

זאת, מאחר שאין דבר יותר מעצבן ממצגת שלא עולה רק בגלל שבאולם יש מחשב עם מערכת הפעלה מיושנת, בלי Office מותקן ועם כרטיס מסך פגום, שלא התקינו עליו פאואר פוינט, או שלא יודע לפתוח קבצי PDF.

אם המצגת כוללת סרטונים מתוך הרשת יש לוודא שוב, שיש חיבור במקום, וליתר ביטחון להוריד את הכל למחשב המקומי ולהטמיע את זה בתוך המצגת.

רצוי להביא דפים להערות ודפי משוב ולחלק אותם לפני ההרצאה (גם עטים / עפרונות  לא יזיקו, אם אפשר). בנוסף, תמיד כדאי שיהיה כבל מאריך חשמלי למקרה, שהעמידה במקום האסטרטגי על הבמה היא לא ליד שקע קרוב.
 
אם יש הרבה המון דברים לסחוב אין להביא אותם בשקיות ולהיראות כמו  "גברת עם סלים". רצוי להשתמש במזוודת טרול קטנה, ולהגיע בנוחות, בקלילות ובאלגנטיות.
 
מגיעים להרצאה!
אלה רגעי השיא.
בהרצאה יש להתמסר לקהל באופן טוטלי ולתת את הנשמה. חשוב מאוד לתת לקהל ערך גדול, גם מקצועי וגם השראתי. זה תלוי גם בחומרים שהוכנו, אבל גם במה שמשדרים.
 
מומלץ להתחבר לקהל: לרדת מהבמה, להתקרב לאנשים ואפילו לתת להם חיבוק. זה עושה קסמים. רצוי להשתמש הרבה בהומור ובסיפורים כדי לשמור על הקשב ולתת דוגמאות שימושיות כדי לשמור על היעילות.

יש להשתמש בתקציר של השקפים, שהוכן זה מכבר, כדי שלא יקרה מצב שלא זוכרים מה כתוב בשקף הבא ונתקעים. כשמסתכלים על מרצים מקצועיים, חושבים, שהם יודעים לאלתר ולהשחיל בכל רגע אמירה שנונה או בדיחה מדויקת. אולם,הם בכלל לא מאלתרים. הם מכינים כיאות כל מעבר וכל שנינות, כי הם יודעים, שזה מה שיחזיק את הקהל, וכאמור לעיל יש לעשות כמותם.
 
בצד הטכני, כדאי לדאוג ל"מעביר שקפים" (במיוחד בהיעדר שלט), כדי למנוע ריצה חוזרת ונשנית לדוכן ולאפשר תזוזה במקום נוח. כדאי  לצלם את ההרצאה לשימוש עתידי. גם סטילס וגם וידאו. (לאחר ההרצאה יעשה שימוש רב ביותר בתמונות ובסרטונים מתוך ההרצאה בערוצי המדיה השונים. זה כלי חזק מאוד העוזר גם בשיווק עתידי של הרצאות נוספות).

בסוף ההרצאה מומלץ לתת לאנשים Give away, משהו תומך בערכים של ההרצאה: מתנה קטנה מעולם התוכן של הנושא, משהו שיסייע להם לזכור את החומר.
 
ההרצאה הסתיימה
אבל העבודה ממש לא!
 
כדאי לעודד את האנשים למלא דפי משוב. מהמשובים ניתן להשתפר להרצאה הבאה ולהפוך  אותה להרבה יותר טובה.

ראוי להישאר אחרי ההרצאה כדי לענות לשאלות של אנשים מהקהל. הרבה פעמים אחרי ההרצאה אנשים רוצים להודות, להתחבק או להצטלם עם המרצה. כדאי להיות סבלנים ולפנות לזה זמן מראש.
 
בדרך כלל בסוף הרצאה (אם היא הייתה טובה) ניגשים אנשים מהקהל כדי להזמין להרצאה הבאה. בנוסף, כדאי להעביר חומרים מסכמים, נקודות חשובות מתוך ההרצאה למי שמעוניין ע"י עריכת רשימת כתובות דואר אלקטרוני של המעוניינים. זה יעזור להם לזכור ו"ללכת הלאה" עם החומר.
 
מומלץ גם לבקש מהמשתתפים פידבקים והמלצות, שישמשו אחר כך כעדויות לקוחות באתר האינטרנט, בחומרים שיווקיים שונים וגם בהרצאות הבאות.

פידבק מצולם בוידאו? זה בכלל חלום.

אם ההרצאה צולמה: לא לשכוח להעלות תמונות לדף הפייסבוק העסקי, לשתף כמה שיותר חברים וגם לתייג את משתתפי ההרצאה. הם יגיבו, חברים שלהם יראו וייחשפו ולמותג תהיה שמחה וצהלה.

לסיכום:
הכנות: מצגת ותכנים, ביגוד והופעה, עזרים טכניים ושיווקיים, גיבויים ואש בעיניים.
 
אירוע: הגעה מוקדמת, הכנת תשתית טכנית ושיווקית מנצחת, קשר עם הקהל.
 
הרצאה: עניין, תוכן איכותי, קשר ישיר, הומור ומעברים מושקעים, מתנה.
 
אפטר פארטי: מענה לקהל, משובים מהקהל, סיכומים, המשכיות.
 
כדי שההרצאה תהיה "הכי מוצלחת בעולם", להלן מובא צ'ק ליסט להרצאה מוצלחת, עם כל הדברים שצריך לזכור להכין להרצאה כדי לא לשכוח דבר. להורדה - כאן.
 
מאת: נוגה וידר, מנכ"לית ,Up-Grade אוגוסט 2014.
מומחית למיתוג ולשיווק יצירתי.   דוא"ל.
www.NogaWider.co.il