בלעדי: לנהל את כל התהליכים בארגון בכלי אחד קל לשימוש כמו בסמארטפון
מאת: אבי וייס, 9.10.13, 20:00
 
אנשי IT, מנהלים ועובדים בארגונים התרגלו למערכות הפנימיות של הארגון מדורות ישנים, איטיים וכבדים, ללא כל חווית משתמש. זה נגמר. העולם החדש של הניהול והתפעול הארגוני נעשה בדיוק כמו תפעול של אפליקציות בסמארטפון.  
 
"מה שמאפיין מערכת SaaS אמיתית זו היכולת להבין מה נעשה במידע ולבנות עליו יכולות, כמו למשל: מדידת ביצועים, אכיפת מדיניות, מתן שירות וניהול תהליכים", מדגיש דורון גורדון, מנכ"ל SAManage. "מנהלי IT בכלל לא יודעים מה אנשים עושים אצלם ברשת. אנו מספקים לארגון 'מערכת המנגנת' את התהליכים העסקיים. זה הערך המוסף של הפתרון שלנו".
 
קיימתי ראיון בלעדי עם דורון גורדון, כדי לשמוע על החידושים בעולם ניהול התהליכים הארגוניים, לאור התפשטות תופעת ה- BYOD (ר"ת: Bring Your Own Device) והרצון של עובדים ומנהלים לנהל תהליכים עסקיים, בדיוק כמו שהם מנהלים כל אפליקציה אצלם בסמארטפון או בטאבלט.
 
שאלה: מה הרעיון המרכזי של החברה?
דורון גורדון: "אנו פועלים בתחום המכונה בשם: IT Service Management. זו חבילת תוכנה, פלטפורמה ארגונית, שנולדה בענן, קיימת בענן ומספקת לארגונים ולעסקים כלים למתן שירותי IT ללקוחות הפנימיים שלהם, בגישת הענן.
 
המערכת עוזרת לרכז את כל הבקשות והתקלות של הלקוחות הפנימיים, לנהל את כל המכשירים מכל סוג הקיימים בארגון, לראות מה הקונפיגורציה של כל מכשיר בארגון, לספק מענה לכל תהליך עסקי, להניע כל טופס דיווח \ בקשה בארגון, לטפל בהרשאות של כל תוכנה וכל משתמש, וכך הלאה. כל פעילות בארגון בכל תחום יכולה להיכנס למערכת הזו".
 
שאלה: יש לכם מתחרים?
תשובה: "יש בשוק מערכות מאוד ותיקות של BMC ושל ServiceNow. הפתרון שלנו הוא פתרון ענן אמיתי ובזה אין לנו מתחרים".
 
שאלה: איך המערכת הזו מצליחה בשוק?
תשובה: "היתרון שלנו הוא בתחום חוויית המשתמש. עד לאחרונה, אנשי ה- IT בארגון לא קיבלו ממשק משתמש מתקדם ולא קיבלו חוויית שימוש. המצב הזה נגמר. אנו סבורים, שלאנשי IT מגיעה חוויית משתמש בדומה לזו שיש לכל המשתמשים בעולם המודרני והמתקדם בו אנו מצויים.
 
לכל אחד יש סמארטפון ו\או טאבלט והוא מבין מה זו חוויית משתמש. אני מאמין, שניתן לספק יכולות כאלו, שקל להטמיען בארגונים, עם חוויית משתמש, בעלות מאוד נמוכה מול המערכות הכבדות, הישנות והיקרות הקיימות בארגונים ושאין בהן כל חוויית משתמש. המוצרים הוותיקים הללו לא רק כבדים, הם בעיתיים לתחזוקה ולתפעול.
 
בארגונים ברמת ה- SMB וה- SME בכלל לא מוכנים לשלם על המוצרים הכבדים הללו. הם מחפשים פתרונות קלים ונוחים לשימוש וזה מה שאנו מציעים להם.
 
לכן, יש לנו לקוחות בכל קצוות השוק. לקוחות, שמעוניינים לתת לעובדים שלהם חוויית משתמש נוחה, יפה יותר וקלה לתפעול. אנו ממוקדים במשתמש הסופי ואיך הוא משתמש במערכות המחשוב הארגוניות. המשתמש הסופי מאוד רוצה לקבל חוויה דומה לזו שיש לו במכשירי המובייל, וזה מה שהוא מקבל".  
 
שאלה: איזה יישומים ושימושים ניתן להפעיל בפלטפורמה שלכם?
תשובה: "המערכת שלנו מתממשקת לכל הכלים הקיימים בארגון, כולל לכלים החברתיים - אם הם כבר קיימים בארגון. היות והאפליקציה שלנו נולדה בענן, היא מתחברת בקלות לכל יישומי הענן כמו אלו של גוגל, Salesforce.com וכל האפליקציות החברתיות הקיימות כבר בארגונים. בנוסף, המערכת מתחברת למערכות ה- Legacy בארגון. המערכת יכולה לעבוד על כל מכשיר קצה, כולל במובייל.
 
המטרה הראשית שלנו: לספק למשתמש אפליקציה ידידותית, שיכולה להיות תחת הלוגו של הארגון, שבה הוא יקבל את כל השירותים הקיימים בארגון. כל מה שהוא צריך להזמין, לדווח, לקבל אישורים וכיו"ב בארגון, הוא ייעשה זאת במערכת שלנו. זה כולל ממש את הכל: שירותי ה- IT, שירותי כוח אדם, שירותי אספקה ולוגיסטיקה וכיו"ב. כל תהליך עסקי יכול להיכנס למערכת, על כל הטפסים, תרשימי הזרימה והאישורים, ההרשאות וכיו"ב, שקשורים לאותו תחום".
 
שאלה: לאן התחום הזה מתפתח?
תשובה: "ברגע שכל המידע הארגוני יעבור דרך האפליקציה שלנו ובענן, ניתן יהיה לנתח אותו ולנהל אותו. אנו רואים זאת כמודל ה- SaaS V.2. הגרסה הבאה של התחום, SaaS v3 תהיה במצב בו הכל נע סביב ה- Data. מוצרים ייבנו על בסיס ה- Data".
 
שאלה: אם אתם רואים את כל מכשירי הקצה, האם אתם גם שולטים במכשירי המובייל שבידי המנהלים והעובדים?
תשובה: "בהחלט. הפתרון שלנו הוא גם פתרון MDM (ר"ת: Mobile Device Management). אנו באים לתת ללקוח פתרון שלם, לא רק MDM. אנו מסתכלים מה קורה ב- Data העובר במובייל. למשל: מתי עובדים מתקינים גרסה חדשה של מערכת ההפעלה על האייפונים שלהם וכמה אייפונים יש בארגון, כמה מהם מעודכנים וכך הלאה.
 
אנו יכולים לספק, למשל, שירותים ליחידת ה- HR (כוח אדם \ משאבי אנוש) בכל הטפסים, שעובד ממלא מול ה- HR. אנו יכולים להציע ליחידת ה- HR את ה- Best Practices לאור הניסיון שיש בארגונים בהם כבר הפעלנו זאת, לגבי כל תהליך בתחום ה- HR. הלקוחות שלנו מאוד אוהבים את הפתרון, שמספק להם מערכת המתאימה לעובדים ומתופעלת בקלות".
 
שאלה: מה מצב גיוסי הכספים שלכם?
תשובה: "יש לנו לקוחות ומכירות ב- 45 ארצות בעולם. אנו מוכרים הכל באינטרנט ואנו מגיעים מהר ללקוחות. אולם, גייסנו כסף מהקרנות כרמל וג'מיני, כדי לגדול בתחום הארגוני, כדי שנגיע לארגונים הגדולים. זה לא פשוט ודורש השקעות בשיווק ושכנוע, ארגון אחרי ארגון".
 
שאלה: כיצד העובד הפשוט משתמש במערכת?
תשובה: "אנו מציעים לארגון לבנות קטלוג של האפליקציות הארגוניות. כמעט כולם מקבלים את העצה הזו. דהיינו: כשהעובד משתמש באפליקציה, הוא רואה מולו פורטל ארגוני, בו יש אפליקציות המחולקות לפי תחומי העשייה והפעילות שיש בארגון. יש בכל אפליקציה את השירות הספציפי שהוא זקוק לו. נניח, שהעובד רוצה להזמין מחשב חדש. אז הוא ניגש לאפליקציה הנוגעת להזמנות של ציוד. הבחירה של השירות הספציפי היא בדיוק כמו שמבצעים קניה של מוצר בחנות של אמזון. זה ממש דומה, מבחינת חוויית השימוש לעובד.
 
המערכת מספקת לעובד את כל התהליך הנוגע לבקשתו דרך המערכת. זה כולל את כל ההרשאות שיש סביב הנושא. ניקח דוגמה נוספת: קליטת עובד חדש. יש סביב זה המון פעולות, כולל מתן הרשאות רבות סביב תהליך קליטת העובד. יש כאן כלי, שעושה הכל בצורה קלה ושקופה.
 
הארגון יכול בעצמו לבנות את חנות האפליקציות שלו. הארגון קובע את מסלולי הטיפול בכל נושא ואת רמות ההרשאה בכל נושא. הארגון למעשה קובע את כל התהליך כרצונו ולפי נהלי העבודה של הארגון. כמובן, שניתן לשנות כל פרמטר בכל רגע, אם למשל מתחלפים בעלי תפקידים או משתנות סמכויות או משתנים נהלים".
 
שאלה: מהיכן מגיעים הלקוחות שלכם?
תשובה: "עד היום, רוב הלקוחות שלנו באים מתחום ה- SME. לוקח להם עד חודש להפעיל את המערכת באופן מלא ואז הם יכולים להיפטר מהמערכת הישנה שלהם. אנו מציעים להם לבצע Trail במערכת ללא תשלום טרם הרכישה. כך, שבעת שהם יחליטו לרכוש, המערכת כבר תהיה מוכרת לארגון.
 
התפעול של המערכת הוא כל כך פשוט, בדיוק כמו שעובדים על מערכות דומות בענן, למשל כמו Salesforce. יש לנו כבר ארגונים עם עשרות אלפי עובדים, שהחלו להשתמש במערכת הזו לבד, ללא כל עזרה, כי הם מהר מאוד למדו איך לתפעל אותה לבד.
 
מה שהארגונים אוהבים במערכת, זו האפשרות להוסיף פי'צרים, שהם זקוקים להם בטווחי זמן של ימים, אולי לכל היותר שבועיים. במערכות הניהול הישנות הקיימות בארגונים, כל שינוי יכול לקחת שנים, לפחות שנתיים-שלוש.
 
אחת הדוגמאות לפיתוח חדש שעשינו זה ה- User Card. כל פרטי המשתמש מרוכזים בכרטיס אחד, עם מידע מכל המקורות האפשריים. זו הייתה בקשה שקיבלנו לפני 3 חודשים, כשאחד מהלקוחות ביקש, שכל אחד יוכל לראות כל אחד במערכת (לפי רמות ההרשאות שיש לו לצפייה), עם כל מה שיש לו: ציוד, הרשאות, סמכויות, דרכי תקשורת, מיקום פיזי, תפקיד, וכיו"ב, כולל גם מידע מרשתות חברתיות.
 
בפיתוח תוכנה, מה שחשוב ללקוחות זה, שהם יקבלו פתרון בזמן קצר. זה בדיוק מה שעשינו. כעת ה- User Card מוצע לשימוש לכל הלקוחות בכל העולם. פתרון כזה ניתן לבצע רק במודל ה- SaaS ובענן".
 
שאלה: האם הכלי שלכם מאפשר לאכוף מדיניות ארגונית?
תשובה: "בהחלט. ניתן להשתמש בכלי כדי לאכוף מדינות, לפי מה שקובע הארגון. אחד הדברים היותר מבוקשים במערכת זה זיהוי תוכנות, שלא אושרו ע"י ה- IT, אבל בכל זאת עובדים ומנהלים משתמשים בהן בתוך הרשת הארגונית. יש ארגונים שכ- 70% עד 80% ממה שמסתובב אצלם ברשת הפנימית זה שימוש של עובדים בתוכנות לא מורשות. יש ארגונים שמצאו, שמחצית מתעבורת הרשת היא משחקים שהעובדים משחקים ביניהם וגם מול שחקנים מחוץ לארגון.
 
יש לנו הגדרות של יותר מ- 600 אלף אפליקציות, כך שאנו יכולים לזהות ולסמן למנהלי ה-IT  בדיוק אילו אפליקציות מותרות ואילו לא מותרות יש בתוך הארגון. מנהלי ה- IT צריכים להחליט מה לעשות עם המידע הזה ואיזו מדיניות ארגונית להפעיל, כדי לאכוף את המדיניות הארגונית, לאור המצב שהם מוצאים בניתוח בכלי שלנו".
 
שאלה: מה החלום המקצועי שלך?
דורון גורדון: "מה שאנו רוצים לעשות כשנהיה גדולים זה להפעיל את כל התהליכים העסקיים בארגון, בכל ארגון, דרך המערכת שלנו. מעטים בשוק מבינים איך העובדים מתקשרים ביניהם ומה התהליכים האמיתיים המתרחשים בארגון, בכל תחום. את כל התהליכים הללו אנו רוצים למחשב, להעביר לענן, ולאפשר לארגון לנהל את כל התהליכים הללו בצורה קלה ופשוטה, עבורם ועבור העובדים.
 
המידע מאפשר לנו לדבר עם המנמ"ר ולספר לו, שיש לו דרך לדווח על ביצועים אמיתיים של העובדים, בכל סגמנט בתהליכי העבודה שלהם. זה כלי חזק בצורה ברורה, שמאפשר לכל התהליכים להיות מדידים ושקופים. זה העתיד של מערכות הניהול הארגוניות".